Transformacja to słowo, które coraz częściej pojawia się w słowniku firm. Zmieniają się modele pracy, narzędzia, struktury, a czasem całe strategie biznesowe. Ale każda, nawet najlepiej zaplanowana zmiana, ma wspólny mianownik: wywołuje emocje.

Te emocje to często niepewność, opór, a czasem również strach. Zamiast gotowych recept zmiana może przynieść jeszcze więcej pytań. Jak o tym mówić zespołowi? Czy mówić od razu wszystko, nawet jeśli sami nie mamy jeszcze pewności, co ta zmiana przyniesie? Jak pogodzić transparentność z odpowiedzialnością?

Zmiana to chaos (i to jest w porządku)

Zacznijmy od szczerego stwierdzenia: dzisiejsze zmiany w organizacjach nie przebiegają liniowo. To nie jest już klasyczny schemat: zaplanuj, zakomunikuj, wdrażaj, świętuj sukces. 

Paweł Dudziak trafnie opisuje rzeczywistość wielu firm: transformacja to nie jedna zmiana, ale wiele zmian dziejących się jednocześnie. To równoległe procesy, które nakładają się na siebie, tworząc raczej fraktale niż proste kroki slajd po slajdzie.

W tym świecie nie ma już „gotowego planu”. Jeden projekt się kończy, drugi dopiero startuje, trzeci wpływa na pierwszy. Dodatkowo każdy członek zespołu może być na innym etapie „oswajania” zmiany. To naturalne.

Transparentność to wartość czy taktyka?

Skoro wiemy już, że zmiana to nieprzewidywalny proces, rodzi się pytanie: czy liderzy powinni mówić wszystko od razu? I tu pojawia się temat transparentności. W teorii jest to wartość niepodważalna, jednak w praktyce często okazuje się trudna do wdrożenia.

Paweł Dudziak stawia sprawę jasno: „Transparentność to nie zawsze mówienie wszystkiego od razu. Czasem to działanie w odpowiednim momencie, z dobrych intencji.” 

Chodzi o to, by odróżnić taktyczne milczenie od manipulacji.

To rozróżnienie bywa subtelne. Dlatego kluczowe są intencje. Jeśli firma ukrywa jakieś zagadnienie, by zyskać przewagę lub unikać trudnych rozmów, będzie to manipulacja. Ale jeśli działa ostrożnie, by nie wywołać zbędnej paniki i posiada plan, kiedy i co zakomunikuje, będzie to odpowiedzialna strategia.

Dobre pytanie kontrolne, które warto sobie zadać, to:

„Czy za miesiąc będę w stanie powiedzieć zespołowi: tak, wtedy milczałem, bo chciałem Was chronić i nie będę się tego wstydził?”

Jak mówić w trakcie zmiany?

Zrozumienie różnicy między szczerością a przezornością to dopiero początek. Trzeba odpowiedzieć na kolejne pytanie: jak w praktyce powinna wyglądać komunikacja, gdy przyszłość jest niepewna?

Tu Paweł Dudziak proponuje zmianę perspektywy: zamiast uspokajać ludzi zapewnieniami, że „mamy wszystko pod kontrolą”, mówmy wprost, że jesteśmy w procesie. Nie udawajmy wszechwiedzących liderów. 

Lepiej powiedzieć:

Takie podejście:

• buduje zaufanie,
• zdejmuje presję z „nieomylności” liderów,
• wprowadza kulturę eksperymentu i uczenia się, a nie “wielkiego planu”.

Zespół, który wie, że zmiana to proces, łatwiej zniesie wahania, korekty czy nawet wycofanie się z wcześniej ogłoszonych decyzji, a liderzy przestaną być zakładnikami własnych zapowiedzi.

Komunikacja oparta na relacji, nie na plikach

Choć pokusa wrzucenia całej strategii zmiany do Excela i rozesłania mailem może być silna, warto zatrzymać się na chwilę. Bo, jak zauważa Paweł, emocji nie da się obsłużyć PDF-em.

Priorytetem powinna być rozmowa, nawet zdalna, ale bezpośrednia. Dopiero potem mogą pojawić się pliki, dokumenty, SharePointy, podsumowania. Komunikacja zaczyna się wtedy, gdy ktoś zadaje pytanie i dostaje odpowiedź, gdy widzi, że firma słucha i czuje, że jego wątpliwości są brane pod uwagę.

Technologia nie powinna zastępować relacji, ale je wspierać. Przykład? Transkrypcja spotkania, która odzwierciedla realną rozmowę: z pytaniami, dylematami i konkretnymi głosami uczestników. Takie materiały są wiarygodne, umieszczone w kontekście i bardziej ludzkie.

I właśnie ta „ludzkość” w komunikacji staje się kluczem do budowania zaufania, szczególnie w czasach, gdy zmiana staje się normą.

Rola HR na nowo, czyli Harmonized Resources

Na koniec pojawia się jeszcze jedna ważna refleksja. Jaka jest rola HR-u w tej nowej rzeczywistości? Czy nadal mówimy o „zasobach ludzkich”, czy może czas przedefiniować to pojęcie?

Paweł Dudziak proponuje nowy skrót: HR = Harmonized Resources. Nie chodzi już tylko o ludzi. Chodzi o umiejętność łączenia ludzi z narzędziami, procesami i kierunkiem zmian, o budowanie pomostów między technologią a empatią. Między strategią a codziennością.

To oznacza, że HR-owiec przestaje być tylko osobą „od komunikatów”, a staje się facylitatorem zmiany, architektem środowiska pracy, moderatorem emocji dostosowującym systemy.

Bo jeśli mamy skutecznie prowadzić ludzi przez zmianę, to ktoś musi zadbać o to, by wszystko działało razem, nie obok siebie.

Posłuchaj całej rozmowy z Pawłem Dudziakiem

Ten artykuł to skrócony zapis refleksji, które padły w trakcie rozmowy Katarzyny Kwiecień, Head of HR & Back Office w IT-Dev z Pawłem Dudziakiem, otwierającej nasz cykl Modern Workplace Masters. Jeśli chcesz usłyszeć więcej przykładów i nieoczywistych wniosków, koniecznie obejrzyj pełne nagranie:

Zobacz odcinek #1 Modern Workplace Masters

Artykuł Jak prowadzić komunikację wewnętrzną, gdy firma przechodzi transformację? pochodzi z serwisu IT-Dev.

Wprowadzenie 

„Intranet… co to właściwie jest i czy mojej firmie naprawdę jest potrzebny?”. To pytanie zadaje sobie coraz więcej osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną, HR czy IT. W świecie, w którym praca zdalna, hybrydowa i rozproszone zespoły stały się codziennością, potrzeba efektywnego, cyfrowego środowiska pracy rośnie z dnia na dzień. Intranet, choć obecny w wielu organizacjach od lat, dziś zyskuje zupełnie nowy wymiar. 

W tym artykule w prosty i praktyczny sposób wyjaśnimy, czym jest intranet, jak działa i jakie przynosi korzyści. Odpowiemy również na najczęstsze pytania: czy to rozwiązanie jest bezpieczne, dla kogo jest przeznaczone i czym różni się od narzędzi wchodzących w skład cyfrowego miejsca pracy. Naszym celem jest, abyś po przeczytaniu tego materiału miał/miała solidne podstawy do podjęcia decyzji o wdrożeniu lub udoskonaleniu firmowego intranetu w swojej firmie. 

Co to jest intranet? 

Tradycyjnie intranet oznaczał wewnętrzną, zamkniętą sieć komputerową w firmach i organizacjach, dostępną dla pracowników. Od pewnego czasu oznacza usługę dostępną przez przeglądarkę komputerową, która umożliwia szybkie udostępnianie informacji, komunikację wewnętrzną oraz wspiera codzienną pracę dzięki dostępowi do potrzebnych zasobów – m.in narzędzi, dokumentów i innych informacji . W tym nowym znaczeniu dostęp do intranetu także mają wyłącznie pracownicy danej organizacji. 

W odróżnieniu od Internetu – publicznej, globalnej sieci dostępnej dla każdego – intranet jest środowiskiem prywatnym, tworzonym z myślą o potrzebach danej firmy lub instytucji. 

Dlaczego warto wdrożyć intranet? 

Wdrożenie intranetu to krok w stronę większej efektywności operacyjnej. Dzięki niemu: 

• komunikacja zarządu do całej organizacji zyskuje większy zasięg i spójność, 

•  pracownicy szybciej znajdują potrzebne informacje, 

• procesy biznesowe są automatyzowane i standaryzowane, 

• zespoły zyskują nowe możliwości współpracy. 

Wszystko to przekłada się na wyższą produktywność oraz większe zaangażowanie pracowników. 

Rysunek: Nowoczesny Intranet zbudowany na platformie Microsoft 365, wykorzystujący Engagy 360.

 Jak działa intranet

Intranet to system dostępny przez przeglądarkę internetową, przeznaczony dla pracowników firmy. Większość intranetów wymaga uwierzytelnienia użytkownika, co pozwala zarówno chronić treści, jak i dostosowywać widok oraz funkcje do roli konkretnej osoby w organizacji.

Dzięki rozwojowi technologii oraz potrzebie optymalizacji kosztów, obecnie do budowy intranetów wykorzystuje się gotowe cyfrowe platformy chmurowe, takie jak Microsoft 365 czy Google Workspace. Coraz popularniejsze stają się też gotowe, zapakowane rozwiązania intranetowe (IPS – Intranet Packaged Solutions), takie jak Workvivo by Zoom czy Engagy360. 

Dzisiejsze intranety z historycznymi łączy tylko tematyka organizacyjna oraz fakt ograniczenia dostępu do zasobów dla pracowników – poza tym są dostępne w Internecie, a dostęp do nich może być uzyskiwany nie tylko przez przeglądarkę, ale też przez aplikacje komputerowe i mobilne.

SharePoint Team Services 2002 – jedna z pierwszych platform do budowy intranetów.

Analiza Nielsen Norman Group wskazuje, że już w 2001 roku głównymi trendami były unifikacja nawigacji oraz uproszczenie interfejsu. Trudno się dziwić, patrząc na ówczesny stan zaawansowania tych narzędzi. Najnowsza edycja konkursu intranetowego wskazuje natomiast następujące kierunki rozwoju:

• wspieranie modelu powrotu do biura i pracy hybrydowej,
• wzmacnianie relacji i współpracy między pracownikami,
• możliwość rozpoczynania zadań bezpośrednio z poziomu intranetu,
• wykorzystanie agentów AI,
• rozwój kompetencji pracowników poprzez dedykowane sekcje.

Co zawiera typowy intranet?

Intranet to wewnętrzne środowisko cyfrowe firmy, przestrzeń, w której dostępne są zasoby, dokumenty, aktualności, wydarzenia i aplikacje. Nie istnieją dwa identyczne intranety, ponieważ każda organizacja ma własne potrzeby. Można jednak wyróżnić zestaw podstawowych komponentów, które najczęściej pojawiają się w nowoczesnych wdrożeniach i są dostępne bezpośrednio ze strony głównej:

• Tablica ogłoszeń i aktualności – informująca o najważniejszych wydarzeniach i decyzjach
• Zaawansowana wyszukiwarka – umożliwiająca szybkie dotarcie do potrzebnych informacji
• Dashboard – agregujący narzędzia, dane i zasoby wspierające codzienną pracę

Tablica ogłoszeń, dashboard i wyszukiwarka na stronie domowej intranetu.

Wśród często spotykanych elementów znajdują się także:

• Katalog pracowników (who is who)
• Repozytoria dokumentów, procedur i polityk
• Strony działowe i zespołowe
• Diagram organizacyjny
• Alerty, powiadomienia, newslettery
• Kalendarz wydarzeń firmowych
• Tablica ogłoszeń pracowniczych
• Fora i społeczności wewnętrzne
• Formularze elektroniczne
• Baza wiedzy
• Wnioski online
• Sekcja najczęstszych pytań (FAQ)

Oczywiście nie jest to lista zamknięta. Intranety stale ewoluują, dostosowując się do zmieniających się priorytetów firm i oczekiwań użytkowników. Kluczowe jest to, aby dobór funkcjonalności wspierał cele strategiczne organizacji.

 Nowoczesny intranet firmowy to narzędzie o szerokim zakresie funkcji. Łączy je wspólny cel: wspieranie komunikacji, współpracy i produktywności pracowników.

 Przykład działania 

Czasami trudno wyobrazić sobie działanie systemu wyłącznie na podstawie suchego opisu. Najlepiej przemawiają do wyobraźni realne przykłady i scenariusze użytkowania osadzone w codzienności firmy.

Jak Intranet pomaga w onbardingu?

Marta dołącza dziś do firmy jako specjalistka ds. marketingu. Ma obawy, czy uda jej się sprawnie wejść w nową rolę, ponieważ zatrudnienie odbywało się całkowicie zdalnie, tak jak jej pierwszy dzień w pracy.

Od rekruterki otrzymała informację, żeby swoje wdrożenie w firmie zaczęła od wizyty w intranecie. Od razu po zalogowaniu Marta trafia na stronę powitalną przygotowaną specjalnie dla nowych pracowników.

 Krok 1: Powitanie i pierwsze kroki

Na górze strony widnieje krótkie nagranie powitalne od CEO. Obok znajduje się przycisk „Zacznij onboarding”. Po jego kliknięciu Marta otrzymuje prostą checklistę z zadaniami do wykonania w najbliższych dniach:

• zapoznanie się z regulaminem pracy,
• wypełnienie formularza danych kontaktowych,
• obejrzenie e-szkolenia stanowiskowego,
• dołączenie do wybranych kanałów informacyjnych.

Każde zadanie można oznaczyć jako ukończone, a system automatycznie śledzi postępy.

Marta nie musi czekać na koordynatora czy przełożonego – szkolenia może rozpocząć w wybranym przez siebie momencie. Dzięki temu optymalnie gospodaruje czasem, poświęcając każdemu z zadań dokładnie tyle, ile potrzebuje.

Samoobsługowy dostęp do wiedzy

W kolejnej sekcji, zatytułowanej „Poznaj firmę”, Marta trafia na interaktywną bazę wiedzy dla nowych pracowników. Znajdują się tam m.in.:

• informacje o kulturze organizacyjnej i wartościach firmy,
• struktura działów i lista kluczowych osób,
• instrukcje dotyczące używanych narzędzi oraz logowania do systemów.

Całość dostępna jest w jednym miejscu – bez konieczności zadawania pytań typu „gdzie to znajdę?”.

Marta nie musi robić notatek ani zapamiętywać wszystkiego od razu. Sekcja dla nowych pracowników pozostaje dla niej dostępna na później. W razie potrzeby łatwo może odświeżyć wiedzę, odwiedzając odpowiednie podstrony intranetu.

Nawiązanie pierwszych kontaktów

W module „Zespół” Marta odnajduje profil swojego opiekuna wdrożeniowego. Widzi jego zdjęcie, pełnioną rolę, status dostępności i link do czatu. Może od razu wysłać wiadomość lub zaplanować krótkie spotkanie zapoznawcze.

Dodatkowo na stronie wyświetla się lista „nowych osób w firmie”. Marta widzi, że nie jest jedyną osobą, która właśnie zaczyna swoją drogę w organizacji.

Poczucie, że nie jest sama, oraz świadomość dostępnego wsparcia motywują ją do aktywnego uczestnictwa w onboardingu i szybszego przetestowania zdobytej wiedzy w praktyce.

Początkowe obawy Marty zaczynają ustępować miejsca ciekawości i zaangażowaniu. Intuicyjny intranet prowadzi ją krok po kroku, a każdy ukończony etap dodaje pewności siebie. Dzięki łatwemu dostępowi do wiedzy, kontaktom z innymi nowozatrudnionymi osobami i możliwości natychmiastowego porozmawiania z opiekunem wdrożeniowym, Marta nie czuje się zagubiona, mimo że cały proces odbywa się zdalnie.

Zamiast zamieszania i niepewności, wdrożenie w nowej firmie przynosi pozytywne zaskoczenie. Dobrze zaprojektowane, cyfrowe doświadczenie onboardingowe sprawia, że Marta od początku czuje się częścią zespołu.

Cyfrowy onbaording w intranecie.

 Do czego jeszcze służy intranet w firmie? 

Onboarding to tylko jeden z procesów, który zyskuje na efektywności dzięki wdrożeniu portalu intranetowego. Nowoczesny portal intranetowy wspiera również inne funkcje organizacji, takie jak:

• Komunikacja wewnętrzna
  Intranet stanowi efektywne narzędzie do prowadzenia komunikacji pionowej i poziomej. Powiadomienia i newslettery zwiększają zasięg komunikatów, a realizacja planu komunikacji w tym kanale wspiera cele strategiczne organizacji, wzmacniając przy tym kulturę firmy.
• Zarządzanie wiedzą
  Porządkując i udostępniając zasoby organizacji – zarówno formalne dokumenty, jak i praktyczne doświadczenia pracowników – cyfryzujemy wiedzę firmową. Dzięki temu staje się ona łatwo dostępna, uporządkowana i bardziej przyswajalna dla całego zespołu.
• Employer branding
  Regularne odwiedzanie strony głównej intranetu przez pracowników buduje ich codzienny kontakt z marką pracodawcy. Portal staje się przestrzenią do prezentowania wartości firmy i inicjatyw HR, co wzmacnia pozycję pracodawcy w oczach zespołu, pozytywnie wpływając na retencję.
• Rozpoznawalność pracowników
  Dzięki funkcjom, takim jak organigram, książka teleadresowa, system uznań i kudosów czy treściom tworzonym przez samych pracowników, zwiększamy widoczność członków zespołu. To sprzyja integracji, współpracy między działami i budowaniu relacji.
• Organizacja pracy zdalnej i hybrydowej
  Intranet pełni funkcję „wirtualnego biurka”, zapewniając szybki dostęp do aplikacji i narzędzi potrzebnych w codziennej pracy. Umożliwia sprawną realizację zadań niezależnie od miejsca, z którego pracuje pracownik, podnosząc efektywność i komfort pracy.

Powiadomienia realnie zwiększają zasięg komunikacji wewnętrznej.

 Korzyści biznesowe z posiadania intranetu

Wdrożenie intranetu przynosi wymierne korzyści biznesowe, które można bezpośrednio przełożyć na oszczędność zasobów i czasu pracy, a tym samym na konkretne zyski finansowe. Jakie efekty można osiągnąć dzięki wdrożeniu nowoczesnego intranetu?

Oszczędność czasu w codziennej pracy

• Pracownicy przełączają się między aplikacjami nawet 3600 razy dziennie, co prowadzi do znacznych strat czasu i energii (Harvard Business Review, 2022).
• Na odpowiadanie na powtarzające się pytania pracownicy tracą nawet 102 minuty tygodniowo (APQC, 2023).

Większe zaangażowanie pracowników

• Gdy liderzy aktywnie angażują się w komunikację, liczba interakcji między pracownikami wzrasta o 146%(SWOOP Analytics).
• Pracownicy, którzy czują się doceniani, są 2,7 razy bardziej zaangażowani niż ci, którym brakuje uznania (Quantum Workplace).

Lepsza jakość obsługi i efektywność operacyjna

• Zespoły wyposażone w odpowiednie narzędzia działają nawet o 66% szybciej, co przekłada się na wyższą jakość usług (Audi, 2020).
• Przykład z branży lotniczej: wdrożenie intranetowej bazy wiedzy dla zespołu obsługi klienta pozwoliło na realizację 440 000 zapytań konsultantów, co przełożyło się na bardziej spójną i efektywną obsługę klienta

Chcesz dowiedzieć się więcej, dlaczego warto zainwestować w intranet firmowy i jak szybko zwróci się ta inwestycja? Sprawdź nasz darmowy ebook.

 Najczęstsze pytania o intranet [FAQ]

Intranet – co to takiego?

Intranet to wewnętrzna, prywatna sieć cyfrowa organizacji, dostępna zazwyczaj tylko dla jej pracowników. Umożliwia udostępnianie informacji, komunikację i dostęp do narzędzi wspierających codzienną pracę. Jest dostępny przez przeglądarkę internetową i często oparty na platformach takich jak Microsoft 365.

Czy każda firma potrzebuje intranetu?

Nie każda, ale większość organizacji, szczególnie średnich i dużych, odnosi wymierne korzyści z wdrożenia intranetu. Ułatwia on komunikację, organizację pracy, onboarding i zarządzanie wiedzą. Nawet mniejsze firmy mogą zyskać dzięki prostym, gotowym rozwiązaniom intranetowym.

Czy intranet jest bezpieczny?

Tak, intranet jest zaprojektowany jako środowisko zamknięte i chronione. Wymaga logowania i stosuje mechanizmy autoryzacji, dzięki czemu dostęp do treści i narzędzi można precyzyjnie dostosować do roli użytkownika. Wdrożony z wykorzystaniem sprawdzonych platform (np. Microsoft 365) spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa.

Jakie firmy wdrażają intranety?

Intranety wdrażają firmy z różnych branż – od przemysłu przez administrację publiczną po sektor finansowy i usługi profesjonalne. Rozwiązania te są elastyczne, dlatego można je dostosować zarówno do potrzeb korporacji liczącej tysiące pracowników, jak i mniejszych firm z zespołem kilkunastoosobowym.

Czym się różni intranet od internetu i extranetu?

• Intranet to zamknięta sieć wewnętrzna firmy, dostępna zazwyczaj tylko dla jej pracowników.
• Internet to publiczna, globalna sieć otwarta dla każdego użytkownika.
• Extranet to rozszerzenie intranetu, które umożliwia dostęp wybranym partnerom zewnętrznym (np. dostawcom, klientom) do określonych zasobów firmy.

Czy intranet i Teams to to samo?

Nie, ale są ze sobą zintegrowane.

Microsoft Teams to narzędzie do komunikacji i współpracy zespołowej (czaty, spotkania, kanały tematyczne).

Intranet to szersze rozwiązanie, która agreguje informacje, dokumenty, aplikacje i komunikaty w jednym miejscu. Teams może być jednym z elementów większego ekosystemu intranetowego, na przykład w ramach rozwiązań opartych na Microsoft 365 i Engagy360.

[Należy tu zastosować dane strukturalne FAQ schema]

 Czas zobaczyć intranet w działaniu

Intranet to wewnętrzna platforma cyfrowa firmy. Bezpieczna, funkcjonalna i dopasowana do potrzeb pracowników. Usprawnia komunikację, porządkuje wiedzę i wspiera kluczowe procesy organizacyjne. Dobrze wdrożony intranet to nie tylko oszczędność czasu, ale również większe zaangażowanie zespołu i lepsze wyniki biznesowe.

W IT-Dev od 18 lat projektujemy i wdrażamy intranety dla firm z różnych branż. Wiemy, co działa, a czego warto unikać. Nasz zespół ekspertów z przyjemnością porozmawia o potrzebach Twojej organizacji i zaprezentuje działający prototyp. To najlepszy sposób, aby realnie doświadczyć, jak intranet może wspierać codzienną pracę.

Artykuł Intranet – co to jest, jak działa i do czego służy w firmie  pochodzi z serwisu IT-Dev.

Spis treści

• Czym jest Power Platform dla PowerApps?
• Jak zbudować aplikację za pomocą PowerApps
  • Krok 1: Wybierz swoje środowisko
  • Krok 2: Wybierz typ aplikacji PowerApps
  • Krok3: Wybierz swój typ przechowywania danych
  • Krok 4: Podłącz swoją aplikację do bazy danych On-Premise lub Online

Czym jest Power Platform dla PowerApps?

Power Platform obejmuje Power BI, PowerApps i Power Automate. Microsoft coraz bardziej promuje je jako całość. Te trzy usługi oferują narzędzia do zarządzania naszym cyfrowym światem, gdzie dane to król i baza wszystkich przedsięwzięć. Używa się ich następująco:

1. Możesz wyświetlać i analizować dane za pomocą Power BI.
2. Możesz modyfikować i wpływać na dane z PowerApps.
3. Możesz automatyzować dane z Power Automate (dawniej Flow).

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat pozycjonowania, możesz przeczytać ten post na oficjalnym blogu Microsoftu.

Jak zbudować aplikację za pomocą PowerApps

Najłatwiejszym sposobem na zbudowanie aplikacji w PowerApps jest zacząć od źródła danych.

1. Dla przykładu zaczniemy od listy na SharePoint, przechowującej dane konsultacyjne.

2. Następnie, wybieramy “Utwórz aplikację” w menu PowerApps.

3. Przekierowuje nas to do PowerApps Studio, gdzie znajdziemy w pełni funkcjonalną aplikację canvas wygenerowaną przez system

Pamiętaj, że to tylko domyślne ustawienia. Ukrywają one o wiele szerszy zakres opcji, konfiguracji i ustawień architektonicznych dostępnych w PowerApps. Przyjrzyjmy się im bliżej!

Krok 1: Wybierz swoje środowisko PowerApps

Istnieją cztery narzędzia lub środowiska, z którymi możesz pracować w PowerApps. Każde z nich ma swoje własne możliwości i zastosowanie.

Strona internetowa PowerApps

Tutaj zaczynamy naszą wędrówkę z usługami PowerApps. W tym miejscu możesz tworzyć nowe aplikacje i zarządzać tymi już istniejącymi.

Poniżej screen jednego z szablonów.

PowerApps Studio

Tutaj możesz zaprojektować aplikację, którą stworzyłeś i zaadaptować ją do potrzeb swojego biznesu!

PowerApp Studio zawiera trzy panele i pasek, które sprawiają, że tworzenie aplikacji przypomina tworzenie prezentacji w PowerPoint. Źródło:Szybka recenzja PowerApp Studio.

PowerApps Aplikacja Mobilna

Ta poręczna aplikacja jest dostępna zarówno dla Androida, jak i dla iOSa i tabletów z Windows 10. Aplikacja zapewnia przestrzeń, gdzie możesz uruchomić wszystkie swoje aplikacje PowerApps. Nie ważne czy zostały ci udostępnione czy też zbudowałeś je sam.

PowerApps Centrum Administracyjne

Admin.powerapps.com daje ci możliwość tworzenia i zarządzania środowiskami, DLP (Data Loss Prevention), strategiami i rolami użytkowników. Możesz otworzyć listę użytkowników z pozwoleniem na wykorzystanie aplikacji.

Chcesz się dowiedzieć jak przyspieszyć technologię Office 365 I twojego nowoczesnego miejsca pracy?Zobacz ten panel dyskusyjny z konferencji #ShiftHappens 2020!

Krok 2: Wybierz typ aplikacji PowerApps

Istnieją dwa główne typy aplikacji, które możesz stworzyć za pomocą PowerApps:

• Aplikacje na bazie canvas
• Aplikacje modelowe

Aplikacje na bazie canvas (eng. Canvas app) pozwalają na dowolne i łatwe zorganizowanie interfejsu poprzez pozycjonowanie pól kontrolnych. Głównym celem jest zapewnienie twojemu biznesowi wiedzy i kreatywności podczas tworzenia projektu aplikacji. Ten typ aplikacji najlepiej nadaje się do prostych lub nawet jednorazowych aplikacji, które można zaprojektować i użyć w kilka minut.

Aplikacje modelowe (eng. Model-driven apps) są bazowane na Common Data Services używanych do szybkiego budowania formularzy, procesów i reguł biznesowych. Ten model służy do tworzenia bardziej skomplikowanych aplikacji przeznaczonych do intensywnego użytkowania (często wielogodzinnego).

Pracując z aplikacjami modelowymi, znacząca część layoutu jest determinowana przez komponenty, których używamy w aplikacji. Dla kontrastu, pracując nad aplikacją na bazie canvas, twórca ma pełną kontrolę nad layoutem aplikacji.

Teoretycznie istnieje jeszcze trzeci typ aplikacji, który jest specyficzną wersją canvas app: edytowalne formularze listy SharePoint. Z listy SharePoint, można użyć PowerApps do edycji standardowego formularza SharePoint. Po otwarciu menu „customize forms” uzyskasz dostęp do jednego określonego komponentu w Twojej aplikacji PowerApps o nazwie „SharePointIntegration”.

Potrzebujesz szybkiego wprowadzenia do PowerApps? Ten post dokładnie to wyjaśnia.

Ten panel jest odpowiedzialny za komunikację akcji użytkownika pomiędzy PowerApps i SharePoint. Dodaje też kilka opcji takich jak “OnNew”, “OnSave” czy “OnEdit”, które pozwalają aplikacji reagować, gdy użytkownik wybiera opcję “Nowy” czy “Edytuj wszystko”.

Krok3: Wybierz swój typ przechowywania danych

Power Platforms, a konkretnie PowerApps obiera za cel świat, w którym informacja jest królem każdego procesu biznesowego. Dlatego, wybór odpowiedniego źródła danych ma duży wpływ na projektowanie aplikacji.

Dane są przechowywane w źródle danych, a następnie importowane do Twojej aplikacji poprzez utworzone łącze.

Listy SharePoint i arkusze Excel są najczęstszymi typami źródeł danych, ale istnieje ponad 200 innych możliwych połączeń.  PowerApps dzieli połączenie z Power Automate i Logic apps (serwis Azure, na którym zbudowany jest Power Automate). Jedną z największych zalet platformy jest zapewnienie połączenia ze światem Microsoft: Office 365, SQL Server, Azure, itd. Jak również z zewnętrznymi źródłami danych jak Salesforce, Dropbox, czy Google Drive.

W PowerApps, twórca może zapewnić tabele, akcje lub oba. Poniżej przykład jak źródło danych dla tabeli “Lekcje” może zostać wykorzystane w PowerApps:

Do wykonania akcji, konieczne będzie ręczne połączenie z kontrolką.

By dowiedzieć się więcej, oto artykuł na temat połączeń dla PowerApps w canvas-app.

Bądź świadomy, że wybór źródła danych będzie mieć wpływ na licencję niezbędną do stworzenia i uruchomienia aplikacji. Jeśli potrzebujesz źródła Premium (takiego jak Salesforce czy Common Data Service) będziesz potrzebować licencji PowerApps P1 lub P2.

Krok 4: Podłącz swoją aplikację do bazy danych On-Premise lub Online

PowerApps narodziło się w chmurze, więc naturalnie może łączyć się z źródłami danych z chmury. Nie oznacze to jednak, że nie połączy się z środowiskiem on-premise. By to osiągnąć, należy skonfigurować on-premises data gateway. Takie wejście jest dzielone pomiędzy kilka aplikacji chmurowych jak wszystkie Power Platform (Power BI, Power Automate, PowerApps), Azure Analysis Services, and Azure Logic Apps.

Obecnie, gateway jest kompatybilny z źródłami danych takimi jak:

• SharePoint
• Oracle
• SQL Server
• Filesystem
• DB2
• Informix

Szczegółowa instrukcja jak skonfigurować i zarządzać gateway jest dostępna tutaj.

Pamiętaj, że używając źródła on-premise będzie mieć wpływ na niezbędną licencję. Jeśli potrzebujesz wybrać lokalne źródło danych, będziesz potrzebować licencji PowerApps P1 lub P2.

By dowiedzieć się więcej na temat licencji, odwiedź:

• Stronę Microsoft PowerApps
• Świetny, kompleksowy przewodnik po licencjach Microsoft Power Automate i PowerApps napisany przez Jussi Roine

Liczymy, że te informacje pozwolą ci projektować lepsze PowerApps by jeszcze skuteczniej spełniać potrzeby Twojego biznesu.

Potrzebujesz więcej obszernych materiałów na temat Office365? Zasubskrybuj blog AvePoint!

Artykuł Przewodnik po Microsoft PowerApps dla początkujących pochodzi z serwisu IT-Dev.

Czym jest UX (ang. User Experience)?

Nazwa UX to akronim angielskiego User Experience. Ale czym jest User Experience? ISO (Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna) definiuje je jako „spostrzeżenia i reakcje osoby wynikające z użycia lub przewidywanego użycia produktu, systemu lub usługi” ^[1]. Bierze pod uwagę wszystkie emocje, przekonania, preferencje, odczucia, a także fizyczne i psychologiczne reakcje, zachowania i osiągnięcia, które występują przed, w trakcie i po użytkowaniu produktu, systemu, czy usługi. ISO wymienia również trzy czynniki mające wpływ na User Experience –system, użytkownika i kontekst użytkowania.

Bardziej przystępną definicję oferuje Don Norman- mówiąc, że jest to „doświadczenie użytkownika, a dokładniej, ogół wrażeń i emocji, jakich doświadcza osoba korzystająca z określonych produktów” ^[2]. 

Trzy składowe UX

Na UX składają się trzy integralne elementy: wygląd, odczucia i emocje, ale też użyteczność.

Poprzez wygląd rozumiemy warstwę wizualną produktu czy usługi – jego wartość estetyczną.

Odczucia odnoszą się do wszystkich uczuć i emocji, które przeżywa użytkownik korzystając z produktu.

Użyteczność koncentruje się natomiast na łatwości użytkowania produktu.

Projektowanie User Experience można określić jako proces ulepszania doświadczeń użytkownika poprzez poprawę użyteczności, dostępności i przyjemności wynikających z korzystania z produktu.

Co jest celem projektowania UX?

Projektowanie UX koncentruje się na maksymalizacji przyjemnych, satysfakcjonujących, motywujących, wydajnych i produktywnych aspektów korzystania z produktu, systemu czy usługi. Przykładowo – czy aplikacja, z której korzystamy jest estetyczna? Czy ma intuicyjny interfejs użytkownika? Czy zapewnione zostały wskazówki kierujące nas do celu? Czy widzimy tylko to, czego potrzebujemy? Czy nie ma zbędnych elementów? 

UX – czyli sztuka balansowania

Aby produkt zapewniał pozytywny UX, należy pamiętać o trzech istotnych aspektach, którymi należy się kierować. Produkt powinien:

• Zaspokajać potrzeby użytkowników – być atrakcyjny,
• Być możliwym do implementacji – być wykonalny,
• Posiadać model finansowy – być utrzymywalny.

Zaspokojenie tych trzech sfer gwarantuje długoterminowy sukces produktu.

Czym charakteryzuje się produkt o dobrym UX?

Mając na uwadze cele, jakie stawia sobie projektowanie UX, omówimy cechy produktu, który charakteryzuje się pozytywnym UX – kierując się perspektywą użytkownika.

• By użytkownik mógł wykonać swoje zadanie korzystając z produktu, musimy zapewnić jego funkcjonalność – umożliwić realizację określonych zadań.
• By użytkownik wrócił do usługi, systemu, czy produktu – musimy oferować produkt, który jest przydatny; powinien dostarczać wystarczającą ilość informacji, zaprezentowanych w odpowiedniej formie, tak aby użytkownik mógł je wykorzystać
• By użytkownik czerpał satysfakcję korzystając z produktu, musi on być atrakcyjny i przyjemny w obsłudze – zadaniem projektantów będzie stworzenie takiego produktu, z którym użytkownik wytworzy emocjonalną więź. Jest to aspekt, który przekracza ramy funkcjonalności i użyteczności.
• Możliwość wykorzystania produktu zapewni nam dostępność – dostosowanie do osób o różnych stopniach niepełnosprawności. Stosując się do standardów dostępności jesteśmy w stanie sprawić, by nasz produkt uwzględniał różnorodne potrzeby użytkowników.
• Aby zdobyć zaufanie użytkowników, powinniśmy zapewnić im bezpieczeństwo i prywatność, ale nie bez znaczenia pozostają tu również projekt graficzny, treść, ale też użyteczność.
• Produkt musi również być łatwy do znalezienia, podobnie jak  informacje w nim zawarte..
• I oczywiście – produkt musi być wartościowy.

Użyteczność jako element UX, a nie całość doświadczenia

Użyteczność to nowa nazwa dla etykiety „user-friendly” i odnosi się do łatwości dostępu i korzystania z produktu. Ważne jest, aby pamiętać, że jest to element składowy User Experience, a nie jego całość.

Użyteczny interfejs użytkownika posiada trzy cechy:

• Przy pierwszym kontakcie użytkownik powinien łatwo zaznajomić się z interfejsem i nabrać wprawy w posługiwaniu się nim;
• Użytkownik powinien w łatwy i sprawny sposób móc realizować swoje cele przy użyciu interfejsu;
• Użytkownik powinien łatwo zapamiętać interfejs użytkownika i sposób korzystania z niego przy kolejnym użyciu (każde kolejne użycie powinno być tak samo łatwe, jeśli nie łatwiejsze).

Jak poznać i lepiej zrozumieć użytkowników?

Aby lepiej poznać i zrozumieć użytkowników, którzy mają korzystać z produktu należy przeprowadzić User Research. User Research to systematyczne badania docelowych użytkowników i ich wymagań, mające na celu wzbogacenie procesów projektowych o realistyczne konteksty i spostrzeżenia.

Badacze UX stosują różne metody, aby odkryć problemy i możliwości projektowe. W ten sposób uzyskują cenne informacje, które można wykorzystać w procesie projektowania. User Reserach ma na celu znalezienie informacji, które pozwolą stworzyć udany projekt. Prowadząc User Research, będziemy w stanie zaoferować użytkownikom najlepsze rozwiązania – ponieważ dowiemy się, czego dokładnie potrzebują. User Research można stosować na każdym etapie procesu projektowania. Badacze UX często zaczynają od działań jakościowych, aby określić motywacje i potrzeby użytkowników. Później mogą wykorzystać badania ilościowe, aby sprawdzić swoje wyniki.

Emocje w UX

Emocje odgrywają kluczową rolę w User Experience. Możemy podzielić je na trzy poziomy:

• Trzewny (instynktowny);
• Behawioralny;
• Refleksyjny.

Poziom trzewny (instynktowny) odnosi się do pierwszego wrażenia, jakie wywiera na użytkowniku produkt – zarówno jeśli chodzi o postrzeganie produktu, jak i samopoczucie użytkownika.

Mówimy tu głównie o wyglądzie zewnętrznym, ponieważ odnosi się do dostrzegalnych cech produktu i tego jak je odczuwa użytkownik. „Branding” operuje dokładnie na tym poziomie – ponieważ pozwala wyróżnić nasz produkt od innych.

Poziom behawioralny odnosi się do doświadczeń związanych z użytkowaniem produktu. Ten poziom dotyczy przyjemności i efektywności użytkowania.

Poziom refleksyjny odnosi się do przemyśleń użytkownika na temat produktu, zarówno przed, w trakcie, jak i po jego użyciu. Uwzględnia racjonalizację i intelektualizację produktu i stanowi najwyższy poziom projektowania emocjonalnego – ponieważ reprezentuje warstwę świadomego myślenia, w której rozważamy zalety i wady produktu, oceniając go w sposób racjonalny.

Wszystkie te trzy poziomy składają się na całość doświadczenia związanego z produktem i wszystkie trzy powinny zostać zaadresowane w trakcie procesu tworzenia produktu.

Korzyści z wdrożenia projektowania UX

Najważniejsze korzyści, które wypływają z wdrożenia projektowania UX:

• Produkty, które spełniają potrzeby użytkowników – Jeśli użytkownicy są zaangażowani w proces projektowania, produkt końcowy powinien spełniać ich potrzeby. Powinno to zapewnić większą opłacalność komercyjną oferty, a tym samym wyższy poziom zysku dla firmy;
• Produkty, które wymagają mniej poprawek po wprowadzeniu na rynek – Taniej i łatwiej jest poprawiać szkice, makiety i prototypy, niż poprawiać produkt po wprowadzeniu go na rynek. UX umożliwia firmie ustalenie, co nie działa, a następnie poprawienie tego przed fazą rozwoju, a nie po niej;
• Produkty, które są mniej ryzykowne dla reputacji firmy – UX jest miarą jakości. Jeśli wypuszczamy na rynek produkty, których użytkownicy chętnie używają i które spełniają ich potrzeby, reputacja naszej firmy rośnie. I odwrotnie – jeśli produkty nie spełniają potrzeb i wymagań, reputacja firmy spadnie;
• Produkty, które są stosunkowo odporne na rozrost zakresu – jeśli zdefiniujesz potrzeby użytkownika i zaprojektujesz je z myślą o nich, rozrost zakresu powinien być znacznie mniejszy, a to ułatwia budżetowanie projektu i określenie harmonogramu realizacji;
• Produkty konkurencyjne – faza badawcza UX oznacza, że powinniśmy wiedzieć, co robi konkurencja i w jaki sposób nasz produkt będzie „lepszy„ od innych. Projektowanie w ten sposób opiera się na dowodach, a nie na „instynktach” zespołu projektowego.

Te bezpośrednie korzyści prowadzą również do pewnych korzyści pośrednich, takich jak:

• Niższe koszty rozwoju produktu dla firmy – dobrze zdefiniowane projekty, które są realizowane w terminie i w ramach budżetu, są mniej kosztowne niż te, które są ciągle na nowo definiowane;
• zZadowolenie klientów – jeśli interfejs użytkownika produktu jest wysokiej jakości, klienci będą zadowoleni, co zmniejszy obciążenie zarówno zespołów wsparcia technicznego, jak i działu obsługi klienta.

Zwrot z inwestycji w UX

Inwestycja w User Experience może zwiększyć ROI w 5 kluczowych obszarach:

UX oczami klienta

Jak wygląda User Experience z perspektywy klienta? Podobnie jak w przypadku emocji, tak i w przypadku satysfakcji klienta, wyróżnia się jej trzy pozytywne poziomy.

Jako firma możemy spełnić oczekiwania naszych klientów, dając im to, czego oczekują. Możemy wejść na wyższy poziom i przewyższyć ich oczekiwania, zyskując ich zaufanie i lojalność. W ten sposób możemy kształtować ich oczekiwania.

Po pierwsze, najważniejszą kwestią jest to, aby produkt spełniał potrzeby i oczekiwania klientów. Musi być wysoce użyteczny, dobrze wyglądać i być przyjemny w użytkowaniu. Jeśli spełnimy oczekiwania klientów, poczują, że  producent o nich dba. Produkt będzie dla nich czymś znajomym – czymś, co będą nie tylko z dumą posiadać, ale także czuć się z nim dobrze, ilekroć o nim pomyślą. Jeśli spełnimy i przekroczymy oczekiwania klientów, zaczną nam ufać. Zdobędziemy ich lojalność. Zaczną przekazywać pozytywne opinie o naszym produkcie znajomym. Więź, którą z nimi stworzymy, przełoży się także na oceny i recenzje.

Design Thinking czyli proces projektowania UX

Jak zapewnić sobie pozytywny UX? Z pomocą przychodzi tutaj Design Thinking. Design Thinking to iteracyjny i nieliniowy proces, składający się z 5 faz: fazy empatyzacji, definiowania, generowania pomysłów, budowania prototypów i testowania.

W tym procesie dąży się do zrozumienia użytkownika, kwestionuje się założenia, redefiniuje problemy i tworzy innowacyjne rozwiązania, które można prototypować i testować.

Celem Design Thinking jest zidentyfikowanie alternatywnych strategii i rozwiązań, które nie są widoczne na początkowym poziomie poznawania problemu. Design Thinking to nie tylko proces, ale również sposób myślenia i zbiór praktycznych metod, które pomagają ten sposób myślenia zaaplikować w rzeczywistości.

Przez iteracyjny i nieliniowy rozumiemy, że zespół projektowy nieustannie wykorzystuje wyniki swojej pracy do weryfikacji, kwestionowania i ulepszania początkowych założeń, rozumienia problemu i wyników. Wyniki z ostatniego etapu procesu pracy wstępnej informują nas o zrozumieniu problemu, pomagają nam określić jego parametry, umożliwiają ponowne zdefiniowanie problemu oraz, co najważniejsze, dostarczają nam nowych spostrzeżeń, dzięki którym możemy dostrzec alternatywne rozwiązania, które mogły nie być dostępne przy poprzednim poziomie zrozumienia.

Podsumowanie

Podsumowując, wdrożenie projektowania UX w firmie pozwala na:

• skupieniu się na dogłębnym zrozumieniu ludzi, dla których projektowane są produkty i usługi,
• obserwację i rozwój empatii z docelowymi użytkownikami,
• zwiększenie zdolności do stawiania pytań – kwestionowania problemu, założeń i implikacji,
• rozwiązywanie problemów, które są źle zdefiniowane lub nie do końca znane,
• ciągłe eksperymentowanie poprzez szkice, prototypy, testowanie i wypróbowywanie nowych koncepcji i pomysłów.

Teraz już wiesz po czym poznać skoncentrowany na potrzebach użytkownika design. Jak przekłada się to na praktykę? Naszą wiedzę na temat UX przelaliśmy w stworzenie Engagy Designs, który pomoże ci przyciągnąć uwagę użytkowników portalu komunikacyjnego i zwiększyć ich zaangażowanie! Szczegóły na oficjalnej stronie Engagy360. Zobacz co możesz osiągnąć przemyślaną komunikacją wizualną.

Źródła:

• [1] ISO 9241-210:2010(en), Ergonomics of human-system interaction — Part 210: Human-centred design for interactive systems
• [2] The Definition of User Experience (UX) (nngroup.com)
• UX Design Courses & Global UX Community | Interaction Design Foundation (IxDF) (interaction-design.org)

Artykuł UX – czym jest i dlaczego warto? pochodzi z serwisu IT-Dev.

MS Forms w pakiecie Office365

Tylko od Waszej inwencji zależy, jak będzie wyglądała ankieta lub formularz. Do Forms dostajemy się podobnie jak do innych usług MS w Office365 logując się do witryny https://www.office.com. Po rozwinięciu app launchera (wiemy, trudne słowa, chodzi o te dziewięć kropek w lewym górnym rogu), wyszukujemy aplikację MS Forms.

Tworzenie ankiety

Najwygodniej stworzyć przykładowy „Nowy formularz”, żeby przekonać się, co mamy do dyspozycji w ankiecie i jak mogą wyglądać pytania i odpowiedzi. Po nadaniu tytułu naszej ankiecie możemy wybrać zdjęcie lub grafikę, które będzie wyświetlane w nagłówku. W ankiecie możemy zastosować siedem rodzajów pytań.

Rodzaje pytań do wyboru

I – Choice/Wybór – Na nasze pytanie ankietowani będą mieli do wyboru w odpowiedzi opcje, które im wskażemy.
II – Text/Tekst – Zadajemy pytanie, a odpowiedź na nie w formie tekstowej formułuje odpowiadający.
III – Rating/Ocena – Do dyspozycji mamy wartościowanie w postaci gwiazdek lub cyfr w sześciostopniowej skali. Ankietowany może na przykład ocenić nasz pomysł.
IV – Date/Data – Jeśli organizujemy jakieś wydarzenie firmowe, ankietowany w kalendarzu może zaznaczyć datę, która najbardziej odpowiada jego kalendarzowi.

V – Ranking/Klasyfikacja – Ankietowany segreguje odpowiedzi według swojego uznania.
VI – Likert/Likerta – To rozbudowane pytanie, świetnie sprawdzające się w przypadku ankiet kompetencyjnych. Ankietowani zaznaczają odpowiedzi w pionowych i poziomych kolumnach. Jedynym minusem tego rodzaju pytania jest to, że mamy do dyspozycji tylko 10 poziomych linii, co np. w przypadku pytania o współpracę z działami w firmie wymusza ograniczenie ilości działów, albo rozłożenie pytania na dwie części.
VII – Net Promoter Score – Tutaj, podobnie jak w przypadku „Ocen” ankietowani mogą zaznaczyć swoją opinię, tym razem w dziesięciostopniowej skali.

Dystrybucja ankiety

Po stworzeniu ankiety warto zadbać o właściwą dystrybucję. Możemy pobrać link do udostępnienia w dowolnym mailu, uzyskać kod QR, kod do wklejenia na stronę internetową, albo rozdystrybuować link za pomocą wiadomości e-mail.

Kiedy ankietowani udzielą odpowiedzi, zobaczycie gotowe wyniki w MS Forms, do tego zaprezentowane również w wersji graficznej. To nie wszystko! Możecie pobrać również gotowy arkusz Excel z podsumowaniem wyników.

Tymczasem zobaczcie na naszym filmiku poniżej, jak tworzenie ankiet wygląda w praktyce. Już wkrótce kolejny odcinek blogposta, tym razem o tworzeniu przepływów w MS Flow.

Artykuł Tworzenie ankiet z wykorzystaniem MS Forms pochodzi z serwisu IT-Dev.

Dobór odpowiednich narzędzi jest kluczowy przy każdym przedsięwzięciu, ale w przypadku pracy zdalnej może sprawiać problem. W Internecie można znaleźć całą lawinę różnych programów, oferujących nam wachlarze możliwości, wybór może okazać się trudny. My pochylimy się uważniej nad platformą, z której sami korzystamy codziennie – Microsoft Office 365, a w szczególności stworzonym właśnie do komunikacji MS Teams.

Co może Teams, czego nie oferuje poczta e-mail?

Oba te narzędzia są do siebie podobne. Pozwalają na:

• Pracę z plikami
• Pracę z zadaniami
• Komunikowanie się
• Otrzymywanie powiadomień

Główna różnica polega na tym, z kim próbujemy się komunikować. MS Teams, jak sama nazwa wskazuje, powinien być wykorzystywany do pracy wewnętrznej, zespołowej, często w sposób nieformalny. Poczta e-mail jest bardziej oficjalna. Powinna być stosowana w momencie, gdy chcemy wysłać np. zapytanie do innego departamentu lub informację dla naszego klienta.

Druga różnica opiera się na plikach, które przechowujemy. Outlook lub poczta e-mail przechowuje dokumenty o wiele bardziej personalne. Pliki są przechowywane w załącznikach, przypisane do konkretnych wiadomości. Zmiany w nich nie będą widoczne, aż do momentu ponownego rozesłania pliku. Łatwo wtedy o wiele różnych wersji tego samego pliku, a utrzymanie w nich porządku może stanowić prawdziwe wyzwanie. Teams rozwiązuje ten problem, umieszczając pliki w chmurze. Przy takim sposobie przechowywania danych, wiele osób może pracować nad jednym dokumentem w tym samym czasie. Na bieżąco widzimy zmiany, wprowadzone przez kolegów, możemy się do nich odnieść i wspólnie wypracować najlepszą wersję. Problem namnażających się wersji dokumentów rozwiązany!

Zapytanie, dyskusja, odpowiedź!

MS Teams daje nam duże możliwości porządkowania otrzymywanych wiadomości, wliczając w to komunikację zewnętrzną. Grafika poniżej przedstawia taką właśnie sytuację.

Lider zespołu otrzymuje wiadomość e-mail z zapytaniem od klienta. Zamieszcza je w wiadomości na Teams, pytając swój zespół o opinię. Po zakończonej dyskusji, lider zespołu pisze e-mail zwrotny do klienta, uwzględniając wspólnie wypracowaną odpowiedź.

Jaki kanał wybrać?

Zespoły w MS Teams mogą mieć różne kanały. Widać to na grafice poniżej – zespół został zaznaczony kolorem czerwonym, a pomniejsze kanały zielonym.

W każdym zespole przyda się kanał “Ogólny”, w którym będziemy komunikować ogłoszenia kierowane do wszystkich członków zespołu, sprawy najważniejsze, niekoniecznie te bieżące. Na przykładzie powyżej jest to zmiana miejsca zamawiania lunchu- temat dotyczący wszystkich członków zespołu, drastycznie wpływający na ich produktywność.

Innym kanałem, który warto rozważyć jest “Hydepark” służący do luźnej, często integracyjnej rozmowy (lub wymiany gifów).

Naturalnie, nie powinno zabraknąć kanałów na działalność operacyjną jednak jest to temat bardzo indywidualny, zależny od potrzeb konkretnej firmy. Warto dobrze przemyśleć strukturę swoich kanałów- dobre uporządkowanie wiadomości potrafi bardzo ułatwić pracę!

Teams pozwala nam na bezpośrednie przesyłanie wiadomości e-mail ze skrzynki na dowolnie wybrany kanał aplikacji. Wystarczy kliknąć na kanał prawym przyciskiem myszy, wybrać opcję “Pobierz adres e-mail” i skopiować go. Następnie, wybraną wiadomość przesyłamy na pobrany adres i gotowe- cały nasz zespół może przeczytać e-mail, który przyszedł na naszą skrzynkę.

@mentions? Z czym to się je?

Gdy na naszym kanale nazbiera się wiele wiadomości, możemy mieć problem ze znalezieniem tych, które nas dotyczą. Na szczęście, na pomoc przychodzą @mentions. Być może dla niektórych to nieco tajemnicza opcja, więc postaramy się ją rozjaśnić. Dodanie “@” przed imieniem i nazwiskiem spowoduje wysłanie powiadomienia do danej osoby, gdy tylko umieścimy wiadomość na kanale. W ten sam sposób można przywoływać wiele różnych osób lub nawet całe zespoły.

Jeśli wahamy się niekontrolowanego używania @mentions, bez obaw – Teams pozwala na zmianę uprawnień. Przy odpowiednich ustawieniach, tylko wybrane osoby będą mogły przywoływać całe zespoły lub kanały. 

“Codzienna” kultura osobista obowiązuje również w Internecie. Jeśli zespół rozmawia na temat młotków, nie powinniśmy wtrącać nic o rybach. Nie wnosi to niczego do dyskusji, a jedynie zaśmieca konwersację. Zachowajmy zwięzłość komunikacji.

Kilka praktycznych porad

Możemy oznaczać zespoły i kanały, których używamy najczęściej, by wyświetlały się jako pierwsze. Natomiast te, które na co dzień są nieprzydatne, możemy ukryć. Oczywiście, wciąż mamy do nich dostęp i możemy otworzyć je w dowolnym momencie, po prostu nie widzimy ich w naszym “głównym” spisie.

Klikając we własny avatar, znajdujący się w prawym górnym rogu aplikacji, możemy wejść w ustawienia, gdzie poświęcono całą osobną sekcję ustawieniom powiadomień. W ten sposób możemy je skonfigurować tak, by było nam jak najwygodniej korzystać z MS Teams.

Teams, tak jak np. Facebook, daje możliwość reagowania na wiadomości. W odróżnieniu od FB emotikony na Teams mają inne zadanie i znaczenie. Możemy w szybki i bezproblemowy sposób odpowiedzieć naszym współpracownikom za pomocą wybranej emotikonki. Chyba najczęściej używaną jest kciuk w górę. W ten sposób możemy dać do zrozumienia, że przeczytaliśmy wiadomość, zgadzamy się z nią lub zabieramy się za wykonanie zleconego w niej zdania, a nie, że polubiliśmy tę wiadomość.

Właściciel zespołu ma pewne zadania, którymi powinien się zająć na początku i w trakcie pracy zespołu.

• Przygotować usługę do wspólnej pracy
• Zapraszać i wprowadzać członków zespołu
• Moderować zadania i aktywności w zespole

Przy zakładaniu nowego kanału, za każdym razem, powinniśmy zadać sobie pytanie: czy potrzebujemy nowego kanału? Wiele spraw można rozwiązać za pośrednictwem istniejących już działów. Mniej często oznacza więcej. Dzięki temu, łatwiej nam będzie odnaleźć się w spisie kanałów i nie zaśmiecać go.

Cieszymy się, że dotarliście aż tutaj W nagrodę podrzucamy link do obiecanego nagrania z webinaru:

Artykuł 5 zasad cyfrowego savoir vivre pochodzi z serwisu IT-Dev.

Czas pokazał jednak, że to, co przynosi korzyści, nie jest pozbawione wad. Firmy, które zdecydowały się kontynuować pracę w modelu zdalnym lub hybrydowym muszą zmierzyć się z wyzwaniami wynikającymi z pracy na odległość. Jednym z nich jest stworzenie środowiska efektywnej komunikacji wewnątrz firmy. To przecież niezbędny element funkcjonowania organizacji jako takiej, ale również wzmacniania poczucia wspólnoty i przynależności. W przypadku pracy z domu jest to znacznie trudniejsze, ale na szczęście możliwe do osiągnięcia dzięki dostępnym rozwiązaniom technologicznym i odpowiedniemu zarządzaniu zespołami rozproszonymi. Oto kilka cennych wskazówek, które z pewnością ci się przydadzą.

Czas pokazał jednak, że to, co przynosi korzyści, nie jest pozbawione wad. Firmy, które zdecydowały się kontynuować pracę w modelu zdalnym lub hybrydowym muszą zmierzyć się z wyzwaniami wynikającymi z pracy na odległość. Jednym z nich jest stworzenie środowiska efektywnej komunikacji wewnątrz firmy. To przecież niezbędny element funkcjonowania organizacji jako takiej, ale również wzmacniania poczucia wspólnoty i przynależności. W przypadku pracy z domu jest to znacznie trudniejsze, ale na szczęście możliwe do osiągnięcia dzięki dostępnym rozwiązaniom technologicznym i odpowiedniemu zarządzaniu zespołami rozproszonymi. Oto kilka cennych wskazówek, które z pewnością ci się przydadzą.

1. Wybierz intranet zgodny z potrzebami twojej firmy

Z ankiety przeprowadzonej przez Deloitte wynika, że w firmach, które wprowadziły intranety społecznościowe, zadowolenie pracowników wzrosło o 20%, a ich retencja aż o 87%. Nie chodziło tu jednak o przestrzenie będące zbiorem informacji, ale o rozwiązania, które dzięki określonym funkcjom umożliwiają sprawną komunikację pomiędzy teamami. Na rynku jest wielu dostawców intranetu, tobie więc pozostaje wybranie takiego, który będzie najlepszym wsparciem dla twojej firmy. Aby to określić, zacznij od dokładnej analizy potrzeb biznesu. Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie krótkiej ankiety wśród pracowników, dzięki której lepiej zrozumiesz ich wymagania i oczekiwania względem intranetu oraz zbierzesz ciekawe pomysły na usprawnienie komunikacji w firmie.

2. Upewnij się, że twoje zespoły wiedzą na bieżąco, co się dzieje w firmie

Praca w zespołach rozproszonych wyklucza wchodzenie w typowo biurowe interakcje. Gdy pracujemy zdalnie, odpada nam przerwa na lunch, podczas której moglibyśmy porozmawiać o czekających nas wyzwaniach lub toczących się projektach. Nie możemy też iść na kawę do firmowej kuchni i tak przepada nam kolejna okazja do rozmowy czy wymiany doświadczeń. Brak bezpośredniego kontaktu między członkami teamu może prowadzić do efektu „co z oczu, to z serca”, czyli znacznie większego skoncentrowania na indywidualnych celach niż na wyzwaniach całego zespołu.

Najnowsze badania pokazały, że 85% pracowników uważa się za najbardziej zmotywowanych, jeśli menedżer na bieżąco informuje ich o bieżących sprawach firmowych i daje regularny feedback dotyczący ich pracy i osiąganych wyników. Świetnym sposobem gwarantującym synchronizację pomiędzy zespołami są regularne spotkania całej firmy. Takie meetingi budują poczucie przynależności, a także są dobrą okazją do przedyskutowania celów i targetów każdego teamu oraz wzmocnienia synergii między zespołami. To również sprzyjający moment, by celebrować sukcesy czy oficjalnie wprowadzać nowych pracowników do organizacji. Każde z tych działań sprzyja budowaniu firmowej kultury oraz wspiera efektywny przepływ najważniejszych informacji.

Z EngagyComms to ty decydujesz, jak wygląda strona główna i co oraz jak długo się na niej znajduje. To świetne rozwiązanie ułatwiające chociażby informowanie pracowników o firmowych eventach. Dzięki EngagyComms możesz łatwo udostępniać linki z podsumowaniami spotkań, a także tworzyć krótkie artykuły z najważniejszymi informacjami z każdego działu. Ten zestaw narzędzi z pewnością ułatwi efektywną współpracę wewnątrz firmy.

3. Bądź otwarty i inkluzywny

W środowisku pracy zdalnej zbieranie informacji zwrotnych może być sporym wyzwaniem, a przecież feedback to konieczny warunek do utrzymania kultury równości i inkluzywności. Dlatego tak ważna jest otwarta i bezpieczna komunikacja! Dlatego, jeśli jesteś otwarty na prowadzenie szczerych rozmów z pracownikami, umieść feedback jako element regularnego planu spotkań. 

Badania pokazują, że pracownicy, którzy czują się wysłuchani, mają w sobie więcej pewności i 4,6 razy chętniej wykonują swoje zadania.  Mówiąc wprost i doceniając opinie swoich zespołów, masz większe szanse, że utrzymasz ich zaangażowanie na dłużej. 

EngagyComms ułatwia dzielenie się feedbackiem – nie tylko na temat funkcjonowania platformy, ale także o prowadzonych projektach. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz cieszyć się opinią inkluzywnego i otwartego szefa. 

4. Upewnij się, że informacje są łatwo dostępne dla pracowników

Jedną z największych zalet pracy w biurze jest ułatwiona spontaniczna współpraca między pracownikami. Kiedy ktoś napotyka problem, zawsze może poprosić o pomoc kolegę siedzącego przy biurku obok. W środowisku pracy zdalnej nie jest to takie proste. Ty, jako lider, musisz zapewnić swoim pracownikom łatwy dostęp do wszystkich dokumentów, w których znajdują się informacje niezbędne do wykonywania pracy. W badaniu mierzącym zalety intranetu 85% pracowników uznało szybki dostęp do informacji za jedną z ważniejszych korzyści wpływającą na ich efektywność i satysfakcję z wykonywanej pracy.

Sekret efektywnej pracy w zespołach rozproszonych tkwi w efektywnym wykorzystaniu dostępnych narzędzi. Wszystko zaczyna się jednak od odpowiedzialnego wyboru najlepszej metody zdalnej komunikacji dostosowanej do potrzeb i specyfiki firmy. Ważnym aspektem jest zaangażowanie pracowników w budowanie relacji oraz słuchanie ich opinii na temat możliwych usprawnień. Dobrze skonfigurowany pod potrzeby firmy intranet jest ogromnym wsparciem efektywnej komunikacji, a tym samym zaangażowania pracowników, tak ważnego w czasach powszechnej pracy zdalnej.

Jeżeli nie wiesz od czego zacząć – jesteśmy tu dla ciebie. Sprawdź ofertę EngagyComms już dziś!

Artykuł 4 sposoby na ulepszenie komunikacji w rozproszonym teamie pochodzi z serwisu IT-Dev.

Wprowadzenie

Yammer i Microsoft Teams mogą się trochę pokrywać w swoich przypadkach użycia, ale uważam, że ich używanie ma sens z różnych powodów. Sposób, w jaki chcesz się komunikować, jest na ogół decydującym czynnikiem wyboru między: Yammerem lub Teamsami.

Nie powiem, że ten artykuł zawiera wszystkie sytuacje i przypadki, a przedstawione tu zalecenia traktowałbym jako dobrą praktykę, aby jak najlepiej wykorzystać obie aplikacje i poprawić komunikację z klientami, dostawcami i wszystkimi innymi współpracownikami.

Ogólnie rzecz biorąc, usługa Microsoft Teams jest najlepsza dla mniejszych grup, które ściśle ze sobą współpracują w ukierunkowany sposób, natomiast usługa Yammer jest najlepsza do interakcji ad hoc z osobami w całej organizacji. Porozmawiajmy więcej o tym, kiedy korzystać z usługi Yammer, a kiedy z Teams i dlaczego.

Większe organizacje będą widzieć rzeczywistą potrzebę obu aplikacji; mniejsze organizacje (powiedzmy mniej niż 1000 zatrudnionych) mogą nie widzieć potrzeby używania obu. W tej drugiej sytuacji generalnie zalecam używanie aplikacji Teams zamiast usługi Yammer, jeśli musisz wybrać wyłącznie jedną z aplikacji.

Przejdźmy do przypadków użycia i powodów, dla których tworzę te zalecenia.

Usługa Yammer jest przeznaczona dla Twojej zewnętrznej pętli. Pozwala tworzenie zamkniętych grup, ale jest zwykle używany jako miejsce spotkań, w których ludzie mogą dołączać do grup, które są dla nich ważne lub interesujące.

Usługa Yammer jest szczególnie popularna wśród społeczności praktyków, w których osoby wykonujące ten sam rodzaj pracy w różnych łańcuchach zarządzania mogą spotkać się, aby omówić najlepsze praktyki, a nawet tworzyć i rekomendować zasady korporacyjne w oparciu o swoją wiedzę.

Lubię określać Yammera jako miejsce, w którym można ad hoc dotrzeć do ludzi z doświadczeniem. Możesz nie znać wszystkich, mogą nawet nie mówić w Twoim języku, ale to nie ma znaczenia. Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się, że chciałbyś zebrać ekspertów, wziąć megafon i zadać im wszystkim pytanie, mając nadzieję, że ktoś zna odpowiedź i uratuje Cię od godzin badań i nieodebranych połączeń, Yammer to właściwe narzędzie.

Zrozumieć Grupy Office 365

To dobrze, bo prawdopodobnie będziesz potrzebować tych aplikacji do pracy. Ale ważne jest również, aby pamiętać, że w przeciwieństwie do grup programu Outlook (które w razie potrzeby można wygodnie „przełączyć” z Microsoft Teams), Yammer nie pozwala na przejście do aplikacji Teams bez pozostawienia plików, planów, filmów i czegokolwiek innego w starej grupie Office 365.

Przejście do Brass Tacks

Cała ta rozmowa o „Pętlach” jest trochę niejasna. W rzeczywistości Microsoft pozwala ci wykorzystać własną kreatywność do określenia, który scenariusz ma dla Ciebie sens. Niestety, w prawdziwym świecie jest to zwykle trudniejsze. Oto kilka wskazówek, które przedstawię jako nieco bardziej ogólny pogląd na dylemat między Teams i Yammer. Wiele osób by się tutaj ze mną nie zgodziło, więc potraktuj to, co piszę, jako wskazówkę, a nie gotowe rozwiązanie. Zachęcam do przeszukiwania społeczności Office 365, aby zapoznać się z innymi pomysłami.

Próbujesz wykonać swoją pracę? Użyj Microsoft Teams

Jeśli pracujesz w dedykowanym zespole, zdecydowanie polecam użycie Microsoft Teams. Możliwość równoczesnej edycji plików, zorganizowanego czatu oraz zaplanowanych i ad hoc wideokonferencji bezpośrednio w aplikacji Teams sprawia, że jest to idealne narzędzie do pracy. Yammer wkrótce otrzyma lepszą obsługę SharePoint, ale jego design sprawia, że aspekt komunikacji w pracy nie jest tak usprawniony i naturalny, jak w Teams.

Próbujesz zbliżyć do siebie ludzi o podobnych zainteresowaniach? Użyj Yammera

Wolę usługę Yammer dla społeczności praktyków i grup zainteresowań, ponieważ potrzeby komunikacyjne tych organizacji na ogół nie są tak rygorystyczne ani pilne, jak podczas pracy z kolegami nad rzeczywistymi produktami.

Powiadomienia w Microsoft Teams będą zazwyczaj związane z pracą i będą miały wyższy priorytet. Mieszanie tych dwóch może szybko stać się stresujące. Waga @oznaczenia Cię przez Twojego szefa, w kwestii aktualizacji statusu pracy, będzie taka sama jak @oznaczenie przez kogoś całego zespołu, z zapytaniem o najlepszy sposób rezerwacji biletów lotniczych w nowej aplikacji dot. kosztów podróży. Możesz oczywiście spersonalizować powiadomienia aplikacji Teams, ale opcje i liczba osób, które z nich korzystają, są nadal minimalne.

Chcesz promować komunikację korporacyjną w przejrzysty sposób? Użyj Yammera

Duża organizacja z potrzebami dużych grup? Użyj Yammera

Microsoft Teams ma limit wielkości zespołu. W chwili publikacji limit ten wynosi 2500 osób. W przypadku organizacji, która potrzebuje zespołów obejmujących całą organizację do komunikacji tematycznej, nie będzie można używać aplikacji Teams. Ale nie chodzi tylko o limit wielkości. Liczba powiadomień może przerodzić się w powódź. Będziesz tonął w powiadomieniach i bardzo łatwo będzie przegapić coś, co jest naprawdę ważne.

Nie mówię tego tylko teoretycznie. Należę do wielu zespołów z ludźmi z całego świata, którzy dyskutują o narzędziach Office 365 i Microsoft, sprawdzonych metodach itp. Przeszukiwanie wszystkich tych powiadomień w celu znalezienia rzeczy, które są dla mnie naprawdę istotne, jest koszmarem. To naprawdę niweczy znaczenie powiadomienia w usłudze Teams.

Planujesz regularne rozmowy online? Użyj Teams

Jeśli Twoja grupa często spotyka się online, prawdopodobnie lepszym wyborem jest Teams, ponieważ nie będzie potrzeby opuszczania aplikacji, aby wyświetlić swój kalendarz ani dołączyć bezpośrednio do spotkania. I odwrotnie, możesz używać usługi Yammer do konwersacji i publikować łącze do spotkania Microsoft Teams / Outlook i przeskoczyć do aplikacji Teams tylko na czas rozmowy. Nie inaczej jest w przypadku korzystania z poczty e-mail do zwykłej pracy, ale Skype dla firm do spotkań online. Wybór należy do Ciebie, ale jeśli Twoim priorytetem są spotkania z ludźmi, zdecydowanie polecam Teams.

Chcesz zaangażować osoby z zewnątrz? To zależy od sytuacji

Yammer jest zbudowany na platformie, która pozwala angażować zewnętrznych użytkowników Office 365. Yammer został pierwotnie uruchomiony przez oddzielną firmę, która chciała połączyć różne przedsiębiorstwa Office 365 i SharePoint 2013; został później przejęty przez firmę Microsoft i zawarty w usłudze Office 365. Z drugiej strony, Microsoft Teams nie zapewnia najlepszych doświadczeń użytkownikom zewnętrznym.

Którego byś użył? Weź pod uwagę potrzeby użytkowników zewnętrznych i usuń je z głównych priorytetów. Inne wymagania dotyczące użytkowania są ważniejsze. Czy próbujesz wykonać swoją pracę i chcesz dołączyć dostawcę lub partnera do tego zestawu wymagań? Użyj aplikacji Teams zgodnie z powyższymi zaleceniami i zaproś partnera lub dostawcę do swojego zespołu. Chcesz założyć grupę internetową Toastmasters, ale także włączyć przedstawicieli lokalnego oddziału Toastmasters? Nadal trzymałbym się Yammera i zapraszał tam przedstawicieli.

Jeśli łatwość obsługi dla użytkowników zewnętrznych jest absolutnie najważniejsza, skłaniałbym się nieco ku Yammerowi. Jednak usługa Teams z każdym dniem staje się coraz lepsza i, szczerze mówiąc, jej popularność i baza użytkowników prawdopodobnie pokonają usługę Yammer, czyniąc ją w wielu przypadkach bardziej naturalnym i wygodnym wyborem.

Gdzie jesteś? Europa nie lubi Yammera

Zakończenie

Podobnie jak w przypadku wielu programów Office 365, wybór właściwej aplikacji zależy całkowicie od twojego przypadku użycia. Yammer w końcu zyskał wiele sympatii, jeśli chodzi o integrację z Office 365, ale robi to w czasach, gdy Microsoft Teams jest ulubieńcem wspólnego obszaru roboczego online i będzie się dalej rozwijać.

Możesz śledzić najnowsze osiągnięcia Yammer i Microsoft Teams w różnych witrynach internetowych. Oto klika z nich:

Teams: Roadmap | Blog | Forum społeczności | Twitter | UserVoice (prośby o dodanie funkcji)

Yammer: Roadmap | Blog | Forum społeczności | Twitter | UserVoice (prośby o dodanie funkcji)

Artykuł Którego narzędzia użyć: MS Teams czy Yammer? pochodzi z serwisu IT-Dev.

Jestem gorącą zwolenniczką różnorodnych narzędzi w pakietu Office 365, ale w szczególności – Yammer’a. Jego zdolność do dodawania wartości organizacyjnej i tworzenia kultury jest po prostu niezrównana. Nie przedłużając, powiem ci, czym jest Yammer, dlaczego zyskał powodzenie wśród przedsiębiorstw i jak zacząć z niego korzystać.

Czym jest Yammer?

Yammer (aktualnie Viva Engage) to wyjątkowa usługa sieci społecznościowej zaprojektowana z myślą o komunikacji korporacyjnej. Usługa Yammer została stworzona przez firmę Geni, której jedynym celem jest pomoc pracownikom w łączeniu i komunikowaniu się w całej organizacji. Usługa odniosła wielki sukces; rozszerzono ją, aby stała się zarówno własnym produktem, jak i firmą, którą uruchomiono we wrześniu 2008 roku. 

Yammer szybko przyciągnął uwagę wielu chętnych klientów, zanim został ostatecznie przejęty przez Microsoft w 2012 roku. Microsoft wprowadził nowy produkt do swojego pakietu Office 365 w 2014 roku, jest używany przez dużą część firm z listy Fortune 500 na całym świecie. 

Dlaczego firmy go lubią? 

Yammer pomaga pracownikom szybko uzyskać odpowiedzi, nawet jeśli nie wiedzą, kogo zapytać. 

Yammer umożliwia organizacjom – zwłaszcza tym, które mają wiele biur – współpracę w różnych lokalizacjach. Zamiast wysyłać e-mail z pytaniem, kogo zapytać o X, możesz teraz po prostu opublikować je w grupie Yammer. Szefowie działów pilnują swoich grup Yammer i odpowiadają na pytania. Ludzie otrzymują odpowiedzi, których potrzebują, a praca jest wykonywana szybciej. W IT-Dev mamy całe grupy Yammera poświęcone wyłącznie zadawaniu pytań i odpowiadaniu na nie – inicjatywa, która sprawiła, że jesteśmy bardziej elastyczni. 

Yammer umożliwia nieformalne szkolenie pracowników. 

Czy kiedykolwiek oglądałeś National Geographic, a gdy skończyłeś znałeś 20 faktów na temat jaszczurek? Założę się, że nawet nie zdawałeś sobie sprawy, że się uczysz! Yammer jest nieco podobny. Czytasz i publikujesz aktualizacje i z czasem zdobywasz niszową wiedzę branżową, której nigdy nie zamierzałeś się uczyć. Pozwala ludziom uczyć się, nawet gdy nie robią tego świadomie. 

Yammer oferuje platformę do prezentowania osiągnięć wewnętrznych i pomaga działom korzystać z pracy innych. 

Czy ktoś właśnie stworzył przełomowe narzędzie lub funkcję, która mogłaby przyspieszyć sprzedaż lub adaptację produktu? Takie informacje powinny znaleźć się na Yammerze. Czy sprzedaż właśnie zakończyła jedną z największych transakcji w tym roku? Takie informacje powinny znaleźć się na Yammerze. 

Umożliwia on zespołom prezentację innowacji i osiągnięć wydziałowych. Pomaga działom reagować i budować na najnowszych osiągnięciach, a pracownikom daje poczucie uznania za robienie czegoś dobrego. Czego w tym nie lubić? 

Yammer zapewnia pracownikom łączność i rozrywkę. 

Jeśli zgromadzisz wystarczająco dużą grupę, na pewno będzie fajnie. Usługa Yammer jest na tyle nieformalna, aby publikować gify, żarty i dobrze się bawić, ale na tyle formalna, że idealnie nadaje się do pracy. To świetny sposób na komunikację wewnętrzną, który jednocześnie umożliwia innym biurom dołączenie się za pośrednictwem komentarzy i zapoznanie się z kulturą swoich współpracowników. Można go również skonfigurować w sposób umożliwiający bezpieczną współpracę z kontrahentami, klientami i firmami siostrzanymi.

Sprzyja przejrzystości. 

Jedną z moich ulubionych zalet korzystania z narzędzi do otwartego czatu, takich jak Microsoft Teams i Yammer, jest to, że oba mają swoje sposoby na promowanie uczciwości i przejrzystości w organizacji. Dzięki usłudze Yammer, firmy i szefowie działów mogą tworzyć proste protokoły osiągnięć i aktualizacji, nadzorowane przez ich działy. Gwarantuje to, że wszyscy są na bieżąco z tym, nad czym pracują zespoły, kto rozwija inicjatywy i co będzie działo się dalej. 

Yammer jest idealny do komunikacji w całym przedsiębiorstwie. 

Yammer to miejsce, w którym kierownictwo organizacji może publikować aktualizacje, prośby o opinie, ogłoszenia i wiele więcej, w dodatku w otwarty i przejrzysty sposób. Ułatwia to pracownikom odpowiadanie, przedstawianie sugestii i zadawanie pytań za pomocą interfejsu, który nadaje priorytet podglądom plików, takich jak zdjęcia i dokumenty. Yammer może być również używany przez kierownictwo do organizowania spotkań obejmujących całą organizację. 

Integruje inne aplikacje Office 365 i sprawia, że miejsce pracy jest bardziej społecznościowe. 

W ramach inicjatywy firmy Microsoft mającej na celu uczynienie usługi Office 365 bardziej społecznościową, firma zaczęła wdrażać aplikacje i usługi równolegle. Yammer integruje się z Office 365 Groups, który integruje się z wieloma innymi aplikacjami Office 365. Chociaż spowodowało to pewne problemy, jeśli chodzi o to, kiedy i jakiego narzędzia powinniśmy używać, połączyło również pakiet Office 365 w sposób, który zapobiega przeoczeniu lub pominięciu ważnych aktualizacji. 

Społeczności Yammer 

Dużym przełomem było pojawienie się społeczności Yammer. Yammer jest sposobem komunikowania się z „zewnętrznym kręgiem” Twojej organizacji (tj. współpracownikami, z którymi zwykle nie masz do czynienia), ale jego możliwości są jeszcze większe. Przykładowe zalety społeczności Yammer to: 

• Tryb natywny sprawia, że usługa Yammer jest częścią ogólnej strategii zarządzania Office 365. 
• Możesz mieć w pełni funkcjonalny Web Part Yammer w SharePoint.
• Możesz używać usługi Yammer w Microsoft Teams.

Dowiedz się więcej o komunikacji z użyciem Microsoft 365:

• Którego narzędzia użyć: MS Teams czy Yammer?
• Przewodnik Współpracy: Kiedy używać Microsoft Teams, Yammer i SharePoint
• Webinar: Komunikacja wewnętrzna: trzech niedocenianych bohaterów w Microsoft 365 Komunikacja wewnętrzna

Artykuł Czym jest Yammer i dlaczego firmy go używają? pochodzi z serwisu IT-Dev.

Jeśli więc chcesz poznać ich najlepsze praktyki poparte naszym wieloletnim doświadczeniem w projektowaniu i wdrażaniu intranetów w firmach, koniecznie przeczytaj ten artykuł. Dowiesz się z niego, jak powinna wyglądać skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji i jak możesz wdrożyć ją u siebie.   

Zidentyfikuj grupy docelowe 

Aby komunikacja wewnętrzna była skuteczna, Twoim pierwszym krokiem powinno być określenie, do kogo kierujesz przekaz. Dzięki temu łatwiej będzie Ci dopasować język, ton i poziom szczegółowości, a także wybrać najważniejsze informacje dla danej grupy. 

Tworząc segmenty odbiorców, możesz wstępnie oprzeć się na takich kryteriach jak: 

• Hierarchia organizacyjna – osoby na różnych szczeblach mają inne potrzeby informacyjne. Kadra zarządzająca oczekuje informacji strategicznych, pracownicy operacyjni – praktycznych. 

• Rola – komunikaty dla pracowników etatowych mogą się różnić od tych skierowanych do osób zatrudnionych projektowo lub w niepełnym wymiarze godzin. 

• Dział – zmiana w systemie IT może być istotna dla działu technicznego, ale niekoniecznie dla marketingu. 

• Lokalizacja i język – w organizacjach międzynarodowych warto uwzględniać lokalne konteksty kulturowe, językowe i bieżące wydarzenia, aby uniknąć niezrozumienia lub niedopasowania tonu. 

Kryteria te pomogą Ci stworzyć mapę odbiorców komunikacji. Oczywiście nie każda rola, dział czy lokalizacja wymaga osobnej grupy docelowej. To jednak dobry punkt wyjścia do późniejszego pogłębiania segmentacji z wykorzystaniem praktyk opartych na bezpośrednim kontakcie z pracownikami.  

W teorii można by stworzyć tyle grup docelowych, ile jest osób w organizacji – każdy z nas jest przecież inny. Ale nie o to chodzi. Celem segmentacji jest uporządkowanie komunikacji, a nie jej komplikowanie. 

Dlaczego warto to robić? Dzięki takiemu podejściu trafniej dopasujesz treści do konkretnych odbiorców. Pamiętaj – pracownicy są w stanie przyswoić ograniczoną liczbę komunikatów. Badania pokazują, że w przypadku intranetu są to średnio 4 aktualności tygodniowo¹. Warto ten limit wykorzystać na tematy, które naprawdę mają dla nich znaczenie. 

Ustal cele komunikacji wewnętrznej 

Jeśli już wiesz z kim będziesz się komunikować, pierwszy krok masz za sobą. Teraz pora odpowiedzieć sobie na kolejne pytanie: po co właściwie się komunikujesz? Innymi słowy: czas określić sens i cel komunikacji wewnętrznej. 

Na początku warto rozdzielić te dwa pojęcia. Cel to coś konkretnego, co chcesz osiągnąć. Sens natomiast to głębszy powód, dla którego działasz, rozumiany jako wizja, kierunek, wartość, którą chcesz wspierać. 

Przykład: sensem Twojej komunikacji może być wspieranie kultury organizacyjnej i budowanie poczucia przynależności wśród pracowników. Z kolei celem może być zmniejszenie rotacji czy zwiększenie liczby osób polecających firmę jako dobre miejsce pracy. 

Aby działania komunikacyjne były skuteczne, cele powinny być formułowane tak, aby można było mierzyć ich postępy i efekty. Pomocna będzie tu metoda SMART, zgodnie z którą cele powinny być: 

• S – specific – konkretne 

• M – measurable – mierzalne 

• A – achievable – osiągalne 

• R – relevant – istotne 

• T – time-bound – określone w czasie 

Najpopularniejsze cele 

Nie wiesz, jak zdefiniować sens i cele w kontekście komunikacji wewnętrznej? Warto podejrzeć, jak robią to inni. Według raportu Employee Communications Report 2025 opracowanego przez firmę Gallagher, jako sens komunikacji wewnętrznej najczęściej wskazywano: 

• Wyrównanie strategiczne – budowanie jasności wokół celu i wizji firmy 

• Kultura i poczucie przynależności – tworzenie inkluzywnej kultury, w której pracownicy czują się doceniani 

• Zwinność organizacyjna – wspieranie wdrażania nowych postaw i zachowań 

A co najczęściej się mierzy? Na pierwszym miejscu są wskaźniki kadrowe: poziom zaangażowania, liczba pracowników, rotacja i retencja. W dalszej kolejności — budżet przeznaczony na działania komunikacyjne. To pokazuje, że w wielu organizacjach komunikacja wewnętrzna jest postrzegana jako narzędzie wpływające przede wszystkim na obszary HR. 

O czym najczęściej informują inni? 

Według tego samego raportu, najczęstsze tematy komunikatów wewnętrznych to: 

• Misja i wizja 

• Kultura i wartości 

• Zmiany organizacyjne 

• Wellbeing 

• Efektywność biznesowa 

Co ciekawe, choć komunikacja często łączona jest z „miękkimi” aspektami zarządzania, coraz częściej dotyczy ona także efektywności. I słusznie — dobrze zaplanowana komunikacja pozwala zwiększyć zaangażowanie, zmniejszyć liczbę błędów i poprawić doświadczenie klienta końcowego. 

Warto więc odpowiedzieć sobie na pytanie: czy publikowane komunikaty realnie wspierają pracowników w ich codziennej pracy: pomagają działać skuteczniej i z większą satysfakcją? 

Dobierz odpowiednie kanały komunikacji 

Wiesz już, kto jest Twoim odbiorcą, po co prowadzisz komunikację i o czym chcesz mówić. Czas zastanowić się, jakimi kanałami dotrzesz z przekazem, aby skutecznie realizować założone cele. 

Jednym z przydatnych sposobów klasyfikacji kanałów jest podział według kierunku komunikacji – czyli tego, kto inicjuje przekaz i do kogo jest on kierowany. Wyróżniamy: 

• Leader → Pracownicy – komunikacja od przełożonych do zespołów 

• Organizacja → Managerowie – komunikaty strategiczne kierowane do kadry zarządzającej 

• Organizacja → Pracownicy – ogólne informacje operacyjne, HR, zmiany 

• Pracownicy → Pracownicy – interakcje w społecznościach, fora, czaty 

• Samoobsługa pracownicza – dostęp do informacji na żądanie (np. baza wiedzy) 

To, kto inicjuje przekaz, ma duże znaczenie. Przykłady: 

• Baza wiedzy to kanał samoobsługowy – to pracownik decyduje, kiedy z niej skorzysta. 

• Społeczność pracownicza wspiera komunikację pracownik–pracownik. 

• Zaproszenie na sesję AMA (Ask Me Anything) dotyczącą zmian organizacyjnych to przykład komunikatu w kanale organizacja-pracownicy. 

Jak dobierać kanały? 

Zacznij od zderzenia dostępnych kanałów z wcześniej przygotowaną segmentacją odbiorców. Sprawdź, z jakiego medium najchętniej korzysta dana grupa, czy woli maile, aplikację mobilną, czy komunikację twarzą w twarz. Wykorzystaj tę wiedzę w praktyce. 

Nie musisz od razu uruchamiać wielu kanałów. Lepiej skoncentruj się na kilku z nich i zadbaj o ich jakość oraz efektywność zamiast tworzyć zbyt rozbudowaną strukturę, która wprowadzi chaos. 

W ramach jednej kampanii rozważ wykorzystanie więcej niż jednego kanału. Tzw. omnichanneling zapewnia większe zasięgi i spójną komunikację. 

Ustal terminarz działań 

Po określeniu grup odbiorców, celów oraz kanałów komunikacji, czas przejść do założeń operacyjnych. Kluczowe pytanie brzmi: jak często powinniśmy się komunikować? 

Odpowiedź powinna uwzględniać każdy kanał z osobna oraz poziom obciążenia informacyjnego poszczególnych grup pracowników. Pamiętaj, aby nie tworzyć zbyt wiele komunikatów, które są równie szkodliwe jak ich brak. 

Nie istnieje uniwersalna reguła ani statystyki, które określą idealną częstotliwość komunikacji. Wiele zależy od charakterystyki zespołów: 

• Duże, rozproszone zespoły zazwyczaj potrzebują częstszych kontaktów, aby utrzymać spójny i równy dostęp do informacji. 

• Mniejsze, zgrane zespoły mogą efektywnie funkcjonować przy rzadszych komunikatach, koncentrując się na jakości, a nie ilości przekazu. 

Bez względu na to, jaki rytm komunikacji przyjmiesz, warto go spisać i traktować jako zobowiązanie. Regularność buduje zaufanie, a plan działania – nawet prosty – ułatwia organizację pracy i analizę rezultatów. 

Bonus: Przykłady cyfrowych kanałów komunikacji 

Wraz z rozwojem modelu pracy hybrydowej wszystkie typy kanałów komunikacji mają swoje cyfrowe odpowiedniki. Od 18 lat wdrażamy cyfrowe miejsca pracy z wykorzystaniem platformy Microsoft 365 i wiemy, jak efektywnie wykorzystać jej elementy do realizacji planów komunikacyjnych. Poniżej znajdziesz konkretne przykłady komunikacji wewnętrznej, które sprawdzają się w firmach pracujących hybrydowo lub zdalnie. 

Społeczności pracownicze 

Viva Engage, jako część Microsoft 365, umożliwia tworzenie społeczności wewnętrznych – zarówno tych związanych z codzienną pracą, jak i mniej formalnych grup tematycznych. To narzędzie doskonale sprawdza się do zadawania pytań, dzielenia się wiedzą i angażowania pracowników. 

Społeczności pracownicze mogą realnie poprawić efektywność organizacji. W jednej z firm z branży automotive zadane w społeczności pytanie pomogło w 3 dni rozwiązać problem techniczny, który występował niemal w każdym salonie. Wystarczyło, że pracownik podzielił się własnym, skutecznym sposobem działania. 

Intranet 

Nowoczesny intranet, oparty na SharePoint Online, pozostaje jednym z najważniejszych kanałów komunikacji cyfrowej. To miejsce, w którym pracownicy na bieżąco śledzą aktualności firmowe i mają dostęp do dokumentów, zasad oraz danych kontaktowych. 

Dzisiejszy intranet to znacznie więcej niż cyfrowa tablica ogłoszeń — to platforma integrująca aplikacje i funkcje, które wspierają codzienną pracę i samoobsługę pracownika. Dla wielu firm stanowi on punkt wyjścia do budowy pełnego Digital Workplace. 

Powiadomienia push 

Aby zwiększyć szansę na dotarcie z komunikatem, czasem wystarczy mały impuls – dosłownie (z ang. a little push). Powiadomienia mobilne i te w aplikacjach takich jak Microsoft Teams to skuteczny sposób na szybkie przekazanie ważnych informacji, np. przy pilnych ogłoszeń, przypomnień oraz krótkich komunikatów dla pracowników pierwszej linii. 

Obszary kompetencyjne 

Coraz większą popularność zdobywają tzw. obszary kompetencji menedżerskich – czyli specjalne przestrzenie w intranecie, gdzie liderzy zespołów znajdą wszystkie informacje kierowane do nich w związku z pełnioną funkcją. Mogą to być np. raporty efektywności, wskaźniki HR, komunikaty strategiczne. To ważny kanał komunikacji „top-down”, który wspiera odpowiedzialne zarządzanie i wzmacnia poczucie sprawczości wśród managerów. 

Leadership Corner 

Viva Engage umożliwia również budowanie wizerunku liderów firmy poprzez blogi korporacyjne i dedykowane przestrzenie komunikacji, tzw. Leadership Corner. To nie tylko kanał komunikacji, ale też narzędzie kulturotwórcze, które skraca dystans pomiędzy zarządem a pracownikami. Dla przykładu – gdy CEO jednej z firm zaczął regularnie publikować wpisy w Viva Engage, w ciągu tygodnia aktywność całej społeczności wzrosła o 60%.  

Extranet – niewykorzystany potencjał 

Warto też wspomnieć o kanale, który – choć rzadko stosowany – ma ogromny potencjał: Extranecie. Według raportu Gallaghera, tylko 4% organizacji wykorzystuje go do celów komunikacyjnych, a mimo to osiąga on 68% skuteczności. W tym kontekście Extranet rozumiany jest jako platforma samoobsługowa, dostępna również poza godzinami i miejscem pracy, np. jako portal dla pracowników terenowych czy współpracowników B2B. 

Artykuł Komunikacja wewnętrzna w firmie. Jak ją zaplanować?  pochodzi z serwisu IT-Dev.