Niepokojącą więc informacją są dane mówiące, że jedynie 44% firm uważa, iż dysponuje wystarczającą ilością danych do podejmowania decyzji, a 35% kadry zarządzającej nie ma zaufania do dostępnych informacji. Ponadto, według prognoz Gartnera, do 2025 roku 95% decyzji opartych na danych zostanie przynajmniej częściowo zautomatyzowanych. Organizacje z dojrzałym modelem zarządzania danymi (Data Governance) osiągają o 68% wyższą skuteczność w podejmowaniu decyzji biznesowych. Mają też 23 razy większe szanse na pozyskanie klientów. Jak więc widać, skuteczne zarządzanie danymi to jeden z filarów utrzymania wysokiej pozycji na konkurencyjnym rynku.  

Kluczowa bariera decyzyjna: brak bieżącego dostępu do danych  

Menedżerowie, podobnie jaki handlowcy, często podejmują decyzje w warunkach niepełnej informacji. Brak dostępu do aktualnych danych wynika z kilku czynników: 

• Rozproszenie danych – informacje są przechowywane w różnych systemach, co utrudnia ich szybkie odnalezienie. 
• Brak integracji narzędzi – firmy korzystają z wielu niepowiązanych ze sobą aplikacji, co wydłuża czas analizy. 
• Ograniczona automatyzacja raportowania – wiele organizacji nadal polega na ręcznym przygotowywaniu raportów, co prowadzi do błędów i opóźnień. 

Wsparcie technologiczne w podejmowaniu decyzji 

Eksperci zgodnie wskazują, że kluczem do rozwiązania tego problemu jest cyfryzacja i automatyzacja procesów analitycznych. Nowoczesne technologie umożliwiają szybki dostęp do aktualnych informacji oraz ich natychmiastową analizę. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych rozwiązań: 

1. Kokpity menedżerskie i analityka danych
   Narzędzia takie jak Microsoft Power BI czy Fabric pozwalają na integrację danych z różnych źródeł, prezentując je w czytelnej, interaktywnej formie. Menedżerowie mogą w jednym miejscu monitorować kluczowe wskaźniki (KPI) i reagować na zmiany w czasie rzeczywistym. 
2. Boty AI wspierające analizę danych
   Nowoczesne boty potrafią nie tylko prezentować dane, ale także analizować trendy i wskazywać kluczowe wnioski. Przykładowo, w cyfrowym miejscu pracy boty mogą odpowiadać na pytania menedżerów dotyczące wyników sprzedaży, rentowności projektów czy zmian w zachowaniach klientów. 
3. Zautomatyzowane alerty i powiadomienia
   Systemy analityczne mogą generować automatyczne alerty, gdy określone wskaźniki osiągną niepożądany poziom. Dzięki temu menedżerowie mogą natychmiast reagować na zagrożenia i wykorzystywać pojawiające się szanse. 
4. Sztuczna inteligencja w analizie predykcyjnej
   AI nie tylko analizuje dane historyczne, ale także przewiduje przyszłe trendy i scenariusze. W sprzedaży B2B oznacza to możliwość wcześniejszego identyfikowania potencjalnych problemów oraz szans biznesowych. 

2. Power Automate – automatyzacja przepływu danych  

Dzięki Power Automate możliwe jest zautomatyzowanie procesów raportowania i przepływu informacji. System może automatycznie przesyłać alerty o zmianach w danych sprzedażowych, generować raporty na podstawie wcześniej ustalonych reguł oraz dostarczać spersonalizowane podsumowania do odpowiednich osób w organizacji.

Zobacz jak chatbot pomaga odnajdywać informacje w firmowej bazie wiedzy! 

Przykład praktyczny: cyfrowe miejsce pracy wspierające analizę danych 

Jak wygląda cyfrowe miejsce pracy zoptymalizowane pod kątem analizy danych. Oto dobry przykład: handlowiec rozpoczynając dzień pracy, ma dostęp do pełnego zestawu informacji na temat klientów, wyników sprzedaży, aktualnych trendów rynkowych i wskaźników KPI. Dzięki zintegrowanym narzędziom Microsoft 365: 

• nie musi ręcznie przeszukiwać systemów, 
• otrzymuje automatyczne podsumowania najważniejszych wskaźników, 
• może zadawać pytania botom AI, które błyskawicznie dostarczają potrzebne informacje, 
• ma dostęp do dokumentacji, analiz i raportów w czasie rzeczywistym, bez konieczności korzystania z wielu różnych systemów. 

Zobacz, jak bot może przekazywać dane z raportów!

Podsumowanie 

W dobie cyfryzacji szybki dostęp do rzetelnych danych staje się kluczowym czynnikiem decydującym o sukcesie w sprzedaży B2B. Firmy, które skutecznie zintegrują swoje systemy, wdrożą narzędzia analityczne i wykorzystają AI do przetwarzania informacji, zyskają realną przewagę konkurencyjną. 

Microsoft 365 zapewnia pełne środowisko do pracy z danymi, umożliwiając nie tylko ich analizę, ale także automatyzację procesów raportowania i dostęp do najważniejszych informacji w czasie rzeczywistym. Wdrażając te rozwiązania, organizacje mogą znacząco zwiększyć swoją efektywność operacyjną i podejmować lepsze decyzje biznesowe. 

Jeśli chcesz poznać narzędzie, które przekształca surowe dane w wartościowe wnioski, sprawdź usługę Analiza Business Intelligence | IT-Dev  

Artykuł Podejmowanie decyzji w biznesie – jak wykorzystać aktualne dane? pochodzi z serwisu IT-Dev.

Chmura – niski próg wejścia, „wysokie” korzyści

Korzystanie z technologii chmurowych to właściwy krok w stronę efektywności. „Dawniej firmy musiały inwestować w kosztowne serwerownie i infrastrukturę IT. Dziś wystarczy zasubskrybować odpowiednie usługi w modelu pay-as-you-go” – zauważa Maksymilian Kowalczyk. Dostępnych rozwiązań w tym obszarze jest naprawdę wiele. Część z nich jest bezpłatna, dlatego jeśli myślisz o usługach chmurowych, podpowiadamy kilka wartych sprawdzenia:

• Create Your Azure Free Account Or Pay As You Go | Microsoft Azure – oferta darmowej subskrypcji Azure dla nowych klientów, zestawienie darmowych usług 
• Create Your Azure Free Account Or Pay As You Go | Microsoft Azure – można stworzyć maszynę wirtualną, bota, serwer DNS do zarządzania swoimi domenami, automatyzację Logic Apps w modelu pay-as-you-go, nie wydając własnych środków na etapie budowy i testowania rozwiązania
• https://cloud.google.com/free/docs/free-cloud-features – oferta darmowej subskrypcji usług Google, poza powszechnie znanymi usługami Google Analytics; można skorzystać m.in. z mikro maszyny wirtualnej, serwera DNS, bota albo automatyzacji workflow
• Free Cloud Computing Services – AWS Free Tier – darmowa oferta Amazon Web Services pozwala uruchomić małą maszynę wirtualną przez 12 miesięcy oraz wiele usług AWS, w tym bazy danych, usługi rozpoznawania mowy, zamiany tekstu na mowę oraz funkcje serverless
• Oracle Cloud Free Tier | Oracle – darmowa oferta obejmuje m.in. maszynę wirtualną, usługi baz danych i przestrzeni dyskowej

Korzystając z usług SaaS, rozwiążesz też wiele standardowych dla każdej organizacji wyzwań takich jak obieg faktur czy obsługa urlopów pracowniczych. Dla przykładu: 

• obieg faktur sprzedażowych i zakupowych – sprawdź możliwości, jakie oferuje Taxxo
• CRM – tu masz do wyboru wiele usług chmurowych, m.in. darmowy Feature-wise comparison of Zoho CRM Editions | Zoho CRM 
• obsługa urlopów i delegacji – przetestuj Calamari

Nawet w darmowej wersji usługi te pozwolą Ci zorganizować bez własnej serwerowni firmową stronę www, uruchomić system CRM czy zautomatyzować obsługę kontaktu ze strony do systemu CRM.

Automatyzacja procesów – klucz do efektywności

Jakie aktywności warto zautomatyzować w pierwszej kolejności?

• W marketingu będzie to z pewnością obsługa formularzy kontaktowych (np. do pobierania materiałów, zapisów na wydarzenia) – pozwala na bieżąco weryfikować kontakty potencjalnych klientów i zapewnia szybką informację zwrotną.
• W sprzedaży – generowanie zamówień, protokołów i faktur – skraca to czas obsługi zamówień i zmniejsza ryzyko zapominania o zamówieniach. 
• W obszarze zakupów warto przejść na efaktury kosztowe z weryfikacją kwot faktur z wartościami zamówień, brakami w zamówieniach lub dokumentach – zmniejsza pracochłonność obsługi, ryzyko braku dostaw i problemy z płatnościami.
• W HR automatyzacje pozwalają sprawnie zarządzać ścieżką rozwojową pracownika, a także procesami onboardingu i offboardingu, w tym dostępami do systemów IT, sprzętu itp. Asystujące boty ułatwiają samoobsługę w zakresie zamawiania materiałów i usług biurowych.
• W IT automatyzacje pozwalają odciążyć administratorów w weryfikacji incydentów i problemów, które mogą być samoobsługowo wyjaśnione z pracownikami, jak np. niestandardowe przypadki logowania się powodujące alerty systemów bezpieczeństwa, przypadki otwarcia potencjalnie szkodliwych wiadomości.

Boty i AI – nowe sposoby pracy

Jednym z najbardziej przełomowych rozwiązań są boty wspierane AI, które umożliwiają wykonywanie rutynowych zadań w kilka sekund. „Pracownik może zadać pytanie w naturalnym języku, a bot dostarczy odpowiedź lub poprowadzi go przez proces, eliminując potrzebę długich szkoleń i manualnych działań” – podkreśla Kowalczyk.

Przykładowo, proces złożenia wniosku o urlop może zająć zaledwie kilkadziesiąt sekund. Bot pyta o termin, generuje odpowiedni formularz i przesyła go do akceptacji. Podobnie zamówienia materiałów biurowych czy zgłaszanie usterek technicznych mogą być obsługiwane w czasie rzeczywistym, bez angażowania dodatkowych zasobów ludzkich.

Co więcej, nowoczesne boty są w stanie monitorować wskaźniki KPI w organizacji, informować menedżerów o kluczowych zmianach i rekomendować dalsze kroki na podstawie analizy danych. Microsoft Copilot czy Google AI pozwalają na automatyczne podsumowanie spotkań, sugerowanie kolejnych działań i przetwarzanie dużych zbiorów danych w czasie rzeczywistym.

Zobacz jak bot wspiera pracowników w procesach HRowych

Dlaczego warto inwestować w efektywność operacyjną?

Wzrost efektywności operacyjnej to przede wszystkim szansa na zdobycie przewagi konkurencyjnej. Jak podkreśla Maksymilian Kowalczyk, firmy, które świadomie planują inwestycje w te obszary oraz budują kulturę otwartą na zmiany i innowacje, będą mogły szybciej reagować na potrzeby rynku, obniżać koszty i poprawiać jakość obsługi klienta.

Kluczem do sukcesu w 2025 roku jest nie tylko inwestycja w nowe technologie, ale przede wszystkim zmiana mentalności organizacyjnej. Firmy muszą budować kulturę ciągłego doskonalenia, gdzie technologia pełni rolę katalizatora, a nie jest jedynie dodatkiem do istniejących procesów.

Dlatego inwestycji w rozwiązania chmurowe, automatyzację procesów czy AI nie należy rozpatrywać w kategoriach kosztów tylko strategicznych aktywów pozwalających redukować czas trwania projektów nawet o 50%, minimalizować błędy pracowników oraz uwalniać potencjał pracowników do realizacji zadań wymagających kreatywności i strategicznego myślenia.

Z takim połączeniem biznesu i technologii rok 2025 będzie bardzo rozwojowy.

Artykuł Jak zwiększyć efektywność operacyjną w 2025? Kluczowe strategie i narzędzia pochodzi z serwisu IT-Dev.