Cóż, rzeczywistość bywa zgoła inna. 

Pytasz bota o prostą rzecz, a on albo odpowiada, że nie rozumie pytania, albo – co znacznie gorsze – wymyśla procedurę, która nie istnieje. Cytuje nie ten dokument, miesza fakty, konfabuluje. Zamiast pomocnika masz cyfrowego sabotażystę, który wprowadza w firmie chaos i niepewność. 

Problem w tym, że większość ludzi myśli, że boty działają na zasadzie „podłącz i zapomnij”. A to przecież nieprawda. Podłączenie SharePointa do Copilot Studio to dopiero początek drogi. Prawdziwa praca polega na tym, żeby nauczyć bota mądrze korzystać z danych, które mu dostarczasz. 

Dlaczego Twój bot zmyśla? Poznaj przyczynę problemu 

Zanim zaczniesz to naprawiać, musisz zrozumieć, dlaczego tak się dzieje. To nie jest złośliwość maszyny. To logika jej działania i ograniczenia, o których się nie mówi. 

W chaosie nie licz na cuda

Problem indeksowania 

Zanim Copilot cokolwiek znajdzie, treść musi zostać zindeksowana przez Microsoft Search. To nie dzieje się natychmiast. Czasem trwa to kilka minut, a przy dużych zmianach nawet kilka godzin. Jeśli wrzucasz nowy dokument i od razu pytasz bota o niego, ten prawdopodobnie jeszcze go „nie widzi”, co nie oznacza, że jest „zepsuty”. On po prostu jeszcze o nim nie wie. §

Magiczna liczba 3 

 Mało kto o tym wie: kiedy zadajesz botowi pytanie, Copilot przeszukuje SharePointa i bierze pod uwagę tylko trzy pierwsze wyniki, które zwróci mu wyszukiwarka. Jeśli prawidłowa odpowiedź jest w dokumencie, który znajduje się na czwartym miejscu, bot nie zwróci na niego uwagi. Odpowie na podstawie tych trzech pierwszych, nawet jeśli są one nie na temat. 

Uprawnienia to świętość

Bot działa w kontekście uprawnień użytkownika, który z nim rozmawia. Jeśli Ania z marketingu nie ma dostępu do folderu finansowego, to bot nie pokaże jej żadnych danych z tego folderu. To funkcjonalność, nie błąd. Jeśli jednak o tym nie wiesz, możesz myśleć, że „bot czegoś nie znajduje”.

Jak to naprawić? 

Co musisz zrobić, żeby Twój bot przestał być źródłem dezinformacji?

Krok 1. Zrób porządek w danych (czyli w SharePoincie)

Zanim w ogóle dotkniesz Copilot Studio, idź do swojego SharePointa i zrób tam porządki. To 80% sukcesu.

• Wyrzuć śmieci: stare, nieaktualne dokumenty – zarchiwizuj je albo usuń. Im mniej niepotrzebnych informacji, tym mniejsza szansa, że bot po nie sięgnie.
• Struktura i prostota: utwórz dedykowaną witrynę SharePoint, która będzie bazą wiedzy dla bota. Nie podłączaj go do miejsca, gdzie wszyscy wrzucają wszystko. Wewnątrz tej witryny twórz strony, a nie dokumenty Worda. Strony są o wiele lepiej trawione przez AI. Używaj nagłówków (H1, H2, H3) do strukturyzacji treści. Boty kochają strukturę. Zamiast blachy tekstu, używaj wypunktowań i krótkich akapitów.
• Jedno źródło prawdy: unikaj sytuacji, gdzie ta sama informacja jest w pięciu różnych miejscach. Stwórz jedną, centralną stronę dla każdego tematu. To jest kanoniczne źródło wiedzy.

Krok 2. Podłącz SharePoint z głową

• Otwórz Bot settings → Knowledge i kliknij Add knowledge → SharePoint. Wklej adres URL witryny (np. https://contoso.sharepoint.com/sites/HR).
• Jeśli bot będzie używany poza środowiskami Microsoft 365, włącz Manual authentication i ustaw Require users to sign in. Pamiętaj o zakresach  Sites.Read.All  i  Files.Read.All.
• Dla Teams, Power Apps lub Copilot for M365 pozostaw domyślne Authenticate with Microsoft.

Krok 3. Przykręć śrubę (ustawienia, które ratują projekt)

Samo podłączenie to za mało. Teraz musisz skonfigurować bota tak, żeby nie miał zbyt dużej swobody twórczej.

• Wyłącz mu internet! To absolutnie kluczowe. W ustawieniach źródeł danych jest opcja pozwalająca botowi korzystać z publicznych stron internetowych. Wyłącz to, jeśli chcesz, żeby bot odpowiadał na podstawie TWOICHfirmowych dokumentów, a nie tego, co znalazł w sieci.
• Podkręć moderację treści: w ustawieniach odpowiedzi generatywnych znajdziesz suwak moderacji treści. Ustaw go na „wysoki”. To sprawi, że bot będzie mniej skłonny do odpowiadania, jeśli nie będzie miał dużej pewności co do znalezionych odpowiedzi. Lepiej, żeby powiedział „nie wiem”, niż zmyślał.

Strojenie bota to praca dla ogrodnika, nie dla budowlańca

Jeśli myślisz, że raz ustawisz bota i masz spokój, to jesteś w błędzie. Praca z botem opartym na wiedzy z SharePointa to niekończący się proces. Musisz dbać o higienę danych, sprawdzać, o co ludzie pytają i patrzeć, jakich odpowiedzi udziela bot.

Artykuł Copilot Studio i Generative Answers: jak podłączyć bota pod SharePointa, żeby nie zmyślał  pochodzi z serwisu IT-Dev.

Ta funkcja jest jeszcze w trakcie implementacji i aby ją włączyć, trzeba dołączyć do programu The Frontier. Możliwości wnioskowania i analizy danych firmowych robią wrażenie i pozwolą zaoszczędzić sporo czasu pracy. Poniżej filmy demonstrujące możliwości nowych agentów .

Copilot otrzyma też pamięć o użytkowniku na podstawie informacji z czatów, z profilu użytkownika oraz możliwości dostosowania działania przez indywidualne prompty i inne ustawienia. Także administratorzy dostaną możliwości pomiarów użycia, ustawiania polityk zarządczych oraz konfiguracji Copilota na wskroś organizacji w ramach Copilot Control System. Tych funkcji dotychczas bardzo brakowało, już są .

Jest też nowy, lepszy Copilot Enterprise Search, pozwalający odnaleźć wszystko, czego Ci trzeba z bogatym, kontekstualnym… dobra, po prostu nowa, lepsza funkcja wyszukiwania, obejmująca poza dokumentami i mailami, także aplikacje firm trzecich. Dotychczasowe możliwości Copilota dla firm w zakresie wyszukiwania i liczenia wystąpień dokumentów lub wydarzeń były tak legendarne , że nie mogę się doczekać nowej wersji. Obecnie Copilot dla firm jest bardzo elastyczny prawidłowej odpowiedzi na pytanie o liczbę zdarzeń i dokumentów spełniających kryteria i często zmienia zdanie, ale da się go przekonać jaka jest prawidłowa odpowiedź. Nowy, lepszy Enterprise Search może to zmienić .

I jeszcze coś nieco bardziej kontrowersyjnego – People Skills Agent. Jego celem jest ułatwienie wyszukiwania osób w organizacji, które posiadają umiejętności, których poszukujemy. Ale także budowanie taksonomii tych umiejętności na podstawie użycia tych umiejętności w pracy

Także teraz sprawdzenie, czy pracownik w trakcie okresu próbnego wykazał się deklarowanymi przez siebie w ramach procesu rekrutacyjnego umiejętnościami, będzie w cenie jego cyfrowego kompana. Parafrazując kultowy cytat – Copilot pomoże i doradzi, czasem też coś o Was zdradzi

Ta funkcja jest tak dobra dla biznesu, że Unia Europejska na pewno jej zabroni

Artykuł Nowości w Microsoft Copilot na wiosnę 2025 pochodzi z serwisu IT-Dev.

Kluczowe rozwiązania przedstawione w artykule to:

• Wykorzystanie Microsoft Copilot do automatyzacji procesów ofertowania i obsługi zapytań
• Wdrożenie cyfrowego miejsca pracy integrującego Intranet i Teams
• Zastosowanie Power BI do szybkiego dostępu do aktualnych danych i analiz

Jak AI i cyfrowe narzędzia zmieniają sprzedaż w B2B?

Co jest największym wyzwaniem dla sprzedaży B2B niezależnie od sektora? Na liście tej od lat znajdują się: coraz większa konkurencyjność, rosnące oczekiwania klientów dotyczące tak oferty, jak i obsługi, a także zmienność rynku. Potwierdzają to liczne badania. Z analiz Gartnera i Forrester Research wynika, np. że głównymi problemami w obszarze sprzedaży są:

1. Dostęp do aktualnych danych: aż 68% firm wskazuje na trudności w szybkim dostępie do informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.
2. Efektywność procesów sprzedażowych: tylko 30% czasu sprzedawcy przeznaczają na faktyczną pracę z klientem, reszta to zadania niezwiązane bezpośrednio ze sprzedażą, m.in. wypełnianie dokumentów, tworzenie raportów, uzupełnianie nieintuicyjnych CRM-ów, ręczne przygotowywanie ofert, szukanie informacji o klientach po rozproszonych bazach. 
3. Personalizacja oferty: klienci oczekują indywidualnego podejścia, co wymaga zaawansowanych narzędzi analitycznych.
4. Integracja technologii: aż 55% firm wskazuje na problem z integracją różnych narzędzi cyfrowych w jeden spójny system.

W obliczu tych wyzwań technologie oparte na sztucznej inteligencji (AI) i zunifikowane, cyfrowe środowisko pracy stają się kluczowymi elementami wspierającymi działania sprzedażowe. Jak z nich korzystać, aby skuteczniej zdobywać klientów i utrzymywać przewagę konkurencyjną?

Brak czasu na pracę z klientem

Sprzedaż w sektorze B2B, szczególnie w obszarze usług, wymaga intensywnej pracy z klientem. Tymczasem badania pokazują, że sprzedawcy przeciętnie spędzają tylko 30% swojego czasu na bezpośrednich interakcjach. Reszta to zadania administracyjne, prospecting oraz inne obowiązki, które choć ważne, odciągają uwagę od głównego celu – skutecznego dostarczania klientom rozwiązań będących odpowiedzią na ich wyzwania biznesowe.

Prospecting jest szczególnie pracochłonny, ponieważ wymaga analizy rynku, identyfikacji potencjalnych klientów, rozumienia ich problemów oraz budowania pierwszego wrażenia. Choć ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu, jego efekty są często odroczone w czasie, co stanowi dodatkowe wyzwanie.

Automatyzacja procesów opracowania informacji, obsługi zapytań ofertowych w tym przygotowania ofert, może znacząco zaoszczędzić czas, zredukować liczbę błędów oraz podnieść merytoryczną wartość ofert. Za pomocą Microsoft Copilot można redagować spersonalizowane oferty na podstawie danych o kliencie i rodzaju jego działalności, a boty wspierane AI szybko odpowiadają na pytania dotyczące cen, specyfikacji produktów oraz terminów dostaw. Takie usprawnienia redukują czas pozyskiwania informacji z dokumentów i pozwalają handlowcom skoncentrować się na strategicznych rozmowach z klientami.

Informacja produktowa, czyli z pustego i Salomon nie naleje

Ofertowanie usług B2B jest procesem wymagającym głębokiej wiedzy merytorycznej i dostępu do precyzyjnych informacji. Handlowcy często muszą poświęcać dużo własnego czasu pracy na przygotowywanie szczegółowych ofert, ale także angażują kosztownych konsultantów, co komplikuje, wydłuża i podraża proces sprzedaży.

Cyfrowe miejsce pracy na odsiecz handlowcom

Cyfrowe miejsce pracy to środowisko, w którym wszystkie kluczowe narzędzia i informacje są zintegrowane w jednym systemie. Składa się ono z Intranetu, czyli wewnętrznej platformy publikacyjnej dla dokumentów, aktualności, raportów i kokpitów managerskich oraz Teams – wewnętrznej platformy komunikacji bezpośredniej, czatów, dyskusji w zespołach, chatbotów. Obie platformy pozwalają osadzać aplikacje firm trzecich, np. widoki CRM, ankiety, raporty itd.

Szybki dostęp do informacji – klucz do skutecznych negocjacji

W świecie B2B czas jest jednym z najcenniejszych zasobów. Klienci oczekują szybkich odpowiedzi na swoje pytania, a opóźnienia mogą skutkować utratą kontraktu. Dlatego szybki dostęp do aktualnych danych to podstawa skutecznej sprzedaży.

Przyszłość sprzedaży B2B – co nas czeka w 2025 roku?

Badania, m.in. Gartnera przeprowadzone w 2023 roku wskazywały, że w ciągu dwóch lat ok. 75% przedsiębiorstw B2B przejdzie na modele hybrydowe łączące AI z pracą ludzką. Czy tak będzie? Nawet jeśli nie, to połączenie umiejętności ludzkich z możliwościami technologii AI, czyli tzw. AI Blended Workforce, będzie pełniło kluczową rolę w sprzedaży B2B.

Sztuczna inteligencja przejmie rutynowe zadania, takie jak przetwarzanie danych czy generowanie dokumentów, a ludzie skoncentrują się na kreatywnych aspektach pracy, takich jak budowanie relacji i tworzenie strategii.Wprowadzenie cyfrowych narzędzi do sprzedaży B2B to nie tylko konieczność, ale także szansa na zdobycie przewagi konkurencyjnej. Firmy, które już teraz inwestują w AI i cyfryzację, mają szansę na szybszy rozwój i lepsze wyniki. W 2025 roku przewagę będą miały te organizacje, które skutecznie połączą potencjał technologii z kompetencjami swoich zespołów.

Artykuł AI i cyfryzacja w sprzedaży B2B – jak zwiększyć efektywność w 2025? pochodzi z serwisu IT-Dev.